Zeit, eine Sommerparty zu planen?

Glückwunsch — eine Sommerparty für Ihre Kolleginnen und Kollegen zu planen ist ein schönes Projekt, das ganz sicher gelungen und gut angenommen wird. Aber wie bei allen Projekten hängt der Unterschied zwischen einem guten und einem fantastischen Ergebnis davon ab, wie gut Sie planen und organisieren.

Wir empfehlen, zuerst über das Ziel Ihres Events nachzudenken. Bei einer Sommerparty ist das Ziel vielleicht nicht so messbar im Sinne von ROI (Return on Investment) wie bei einem Kundenevent — aber es gibt weichere Werte oder Ziele, die mit dem Auftraggeber (z. B. Geschäftsleitung oder HR-Abteilung) abzustimmen sind. Es kann ein schöner, fröhlicher Abschluss vor den Ferien sein, eine Belohnung für eine außergewöhnliche Leistung — oder einfach ein lockeres Abendessen, das das Team zusammenbringt.

Sobald das Ziel klar ist, geht es ans Planen! Eine gute Denkweise: Sehen Sie Ihr Event als Puzzle. Beginnen Sie mit einem leeren Blatt und füllen Sie es mit Puzzleteilen — eines für die Location, eines für Essen und Trinken, eines für Aktivitäten, eines für Transport, und so weiter.

Wenn das Puzzle ausgelegt ist, geht es ans Priorisieren — welches Teil ist am wichtigsten, damit das Gesamtbild aufgeht?

Wir empfehlen, mit der Location zu beginnen — und natürlich ein Datum festzulegen. Bevor Sie Anbieter anrufen, sollten Sie folgende Antworten haben:

• DATUM: Halten Sie mindestens drei verschiedene Daten zur Auswahl bereit — am besten an unterschiedlichen Wochentagen; Preise unterscheiden sich je nach Tag und Uhrzeit deutlich. Je mehr Flexibilität, desto leichter finden Sie schnell eine Lösung.
• UHRZEIT: Attraktive Zeiten — Mittagessen um 12 oder Abendessen um 18 oder 19 — sind schnell ausgebucht. Können Sie eine Alternativzeit in Betracht ziehen — ein späteres Mittagessen oder ein früheres Abendessen?
• BUDGET: Setzen Sie das maximale Gesamtbudget — und das maximale pro Person. Je nach Anbieter lassen sich die Kosten je Puzzleteil anpassen. Schätzen Sie, was jeder Teil maximal kosten darf.
• LOGISTIK/TRANSPORT: Wie weit dürfen die Teilnehmenden anreisen? Nahe am Arbeitsplatz oder weiter weg? Müssen Sie Transport organisieren oder kommen die Teilnehmenden mit dem eigenen Auto? Gibt es Parkmöglichkeiten? Können Teilnehmende mit dem ÖPNV nach Hause — letzter Zug/Bus/U-Bahn — und so weiter?

Wird Transport zu und von der Sommerparty benötigt, sollten Sie ihn ins Budget einbeziehen. Hier finden Sie Tipps, wie aus dem Transport etwas Einzigartiges während Ihrer Sommerparty werden kann.

Sobald Ihr Puzzle steht, ist es höchste Zeit, Ihre Kolleginnen und Kollegen über das Datum zu informieren, damit sie den Termin blocken können. Wenn noch nicht alle Details stehen, reicht ein Save-the-date — ergänzen Sie später mit weiteren Informationen. Viel Erfolg!

PS. Falls es ein wenig überwältigend wirkt, nicht nur das Event zu planen, sondern auch alle Deadlines im Blick zu behalten, Änderungen an Teilnehmende und Anbieter zu kommunizieren (Sie kennen das — jemand vergisst zu erwähnen, dass er nussallergisch ist, dass ihm die Farbe Gelb übel wird oder dass er erst zum Hauptgang erscheint), Ihrem Vorgesetzten mitzuteilen, dass das Budget aus dem Ruder zu laufen droht, und so weiter — wir wollten kurz ein Planungstool erwähnen, das wir entwickelt haben und das Ihnen hilft, schlicht alles im Blick zu behalten.

Auf Wiedersehen, Tabellenkalkulationen — auf Wiedersehen, schlaflose Nächte. Lesen Sie, wie Sie Ihre nächste Konferenz, Ihren Kick-off oder Ihre Sommerparty mit dem Planungstool Event Logic leichter machen — oder schreiben Sie uns, wir helfen Ihnen beim Start. Komplett kostenlos.

Beste Grüße, Event Logic