Welche digitalen Werkzeuge gibt es für Events
Event Logic
Die digitale Entwicklung der letzten Jahre hat in den meisten Branchen Einzug gehalten — und in der Eventbranche ganz besonders. Wir sehen hier große Veränderungen sowohl in der Art, wie Events organisiert werden, als auch in den Möglichkeiten, Teilnehmende zu verwalten oder das Eventerlebnis zu maximieren. Wer die Möglichkeiten digitaler Werkzeuge für das nächste Event durchgeht, kann es definitiv auf ein neues Niveau heben. Wir haben eine Übersicht der digitalen Werkzeuge zusammengestellt, die sich zunehmend etabliert haben — und welchen Nutzen sie bringen.
Planungstools
Sie können viel Zeit sparen und Ihre Arbeit straffen, indem Sie ein vollständiges Planungstool finden, mit dem Sie sich wohlfühlen. Früher haben Eventagenturen teure Systeme angeschafft, um ihre Events zu managen und zu planen — heute ist es immer üblicher, dass auch weniger erfahrene Eventplaner, die nicht so häufig buchen, verschiedene Tools nutzen. Mit einem guten digitalen Planungstool können Sie alle Informationen und die Kommunikation an einem Ort bündeln — und so den Aufwand minimieren, Anbieter zu informieren oder Informationen in verschiedenen Tabellen zu suchen. Ein gutes Tool ermöglicht außerdem eine wertvolle Übersicht über alle Aspekte Ihres Events — vom Budget über Informationen zu Teilnehmenden bis zu Sitzordnung oder anderen Details.
Teilnehmerverwaltung
Digitale Tools zur Teilnehmerverwaltung wurden zunächst entwickelt, um größere Messen und Kongresse zu erleichtern, haben sich aber schnell auf Konferenzen und Meetings ausgeweitet. Teilnehmerverwaltung umfasst die gesamte Interaktion mit dem Gast vor, während und nach dem Event. Sie kann zunächst Einladungen und das Sammeln von Informationen umfassen — von Ankunftszeiten bis zu Ernährungsanforderungen — aber auch die Information über Logistik, Speaker oder Anreise. Digitale Tools machen zudem die Anreise der Gäste deutlich effizienter. Dieser Schritt ist oft ein Engpass — heute können Gäste etwa das Ticket auf dem Handy haben und mit einem QR-Code einchecken. Es gibt auch viele Tools für den Eventverlauf selbst — etwa eine Polling-App fürs Abstimmen oder eine Event-App, in der man Fragen an Speaker direkt vom Handy stellt.
Soziale Aktivierung
Während des Events kann man mit verschiedenen digitalen Tools viel Spaß machen — der Kreativität sind kaum Grenzen gesetzt. Sie können zum Beispiel ein firmenspezifisches Mobile-Game bauen, mit Stationen, an denen Gäste einchecken, Fragen beantworten oder abstimmen. Sie können Gäste auf einer Messe an jedem Stand einchecken lassen, um mehr Informationen über das Unternehmen zu erhalten. Möglich sind auch größere Bildschirme für soziale Aktivierung — Wettbewerbe und Spiele oder eine Fotobox, in der Gäste Fotos machen und in sozialen Medien posten, für eine positive Sichtbarkeit Ihres Events.
Evaluation
Um ein Event zu bewerten, ist es wichtig, einen Weg zu finden, Daten zu erheben. Nur so lässt sich bestimmen, was wir für das nächste Event entwickeln und verbessern müssen — und worauf wir uns verlassen können. Wir müssen wissen, ob das Event die gesetzten Ziele erreicht hat und wie die Teilnehmenden es erlebt haben. Es gibt viele digitale Lösungen, um Daten vor, während und nach dem Event zu erfassen und zusammenzuführen.
