Neuer Abrufprozess, als die Gemeinde Umeå Event Logic wählte
Event Logic
Ende 2021 hörte Martin Deverud, Beschaffer bei der Gemeinde Umeå, zum ersten Mal von Event Logic. Gemeinsam mit einigen Kolleginnen und Kollegen begann er, die Plattform zu erkunden — sie klang interessant als Hebel zur Kosteneinsparung und zur Straffung der Verwaltung aller Arten von Meetings, Events und Konferenzen. Da das Werkzeug von Event Logic kostenlos ist und eine kostenfreie Anwenderschulung beinhaltet, war die Einstiegshürde niedrig. Kurz nach der Schulung wurden die ersten Buchungen vorgenommen, und die Gemeinde Umeå sieht seit der Einführung des Tools bereits deutliche Einsparungen.
-- Wir nutzen Event Logic seit Jahresbeginn und das Tool hat unsere Erwartungen wirklich erfüllt. Wir haben während des gesamten Implementierungsprozesses hervorragenden Support von Event Logic erhalten. Unsere Nutzer sind sehr zufrieden, weil es so einfach ist und sie volle Kontrolle über alle ihre Konferenzen und Meetings haben — gebündelt an einem Ort. Für mich als Beschaffer habe ich den vollen Überblick über alle stattfindenden Meetings und Konferenzen, sagt Martin Deverud, Beschaffer bei der Gemeinde Umeå.
Neuer Abrufprozess im Zuge der Einführung
Im Zuge der Einführung von Event Logic hat die Gemeinde Umeå zugleich einen neuen Abrufprozess für Meetings, Events und Konferenzen etabliert. Ein zusätzlicher Vorteil von Event Logic, so Martin Deverud, sei, dass das Tool sicherstellt, dass alle Buchungen dem neuen Abrufprozess folgen.
-- Auch im Vergabedokument ist festgelegt, dass unsere Nutzerinnen und Nutzer stets Event Logic verwenden müssen, ergänzt Martin Deverud.
Mit der Implementierung unterstützt Event Logic zudem die Bemühungen der Gemeinde Umeå, den an die Kommunen gerichteten Initiativen der Digitalisierungskommission gerecht zu werden.
Erfolgreiche Einführung und mehrere Vorteile für die Lieferanten der Gemeinde
Die Einführung von Event Logic startete mit einer kostenlosen Anwenderschulung. Heute arbeitet die Gemeinde Umeå vollständig mit Event Logic, und über 50 Nutzerinnen und Nutzer haben eines oder mehrere Meetings gebucht — mit erheblichen Kosteneinsparungen. Sämtliche Informationen zu den Meetings, Events und Konferenzen der Gemeinde befinden sich in der Event-Logic-Plattform, was einen vollständigen und leicht zugänglichen Überblick über alle Buchungen schafft — mit klarer Statistik und Kostenkontrolle.
Auch für die Lieferanten der Gemeinde ergeben sich mehrere Vorteile: klare Buchungsanfragen, eine reibungslose Teilnehmerverwaltung in Übereinstimmung mit der DSGVO und eine gute Möglichkeit, sich zu präsentieren. Damit hat die Einführung von Event Logic effizientere Abläufe entlang der gesamten Lieferkette innerhalb der Gemeinde Umeå gefördert.
Über Event Logic
Event Logic bietet ein kostenloses und vollständiges Werkzeug zur Planung, Buchung und Verwaltung aller Arten von Meetings, Events und Konferenzen. Mit einem Marktplatz von über 6 000 Anbietern können Event- und Meeting-Planer alles an einem Ort bündeln, Anbieter für jede Art von Veranstaltung finden, Angebote vergleichen, fertige Konzepte mit Kollegen und Entscheidern teilen und Locations direkt im Tool beschaffen. Das Tool umfasst zudem beliebte Funktionen wie das Versenden von Einladungen, die Verwaltung von Änderungen, die Teilnehmerkommunikation sowie das Tracking und Reporting von Events und Konferenzen. Event Logic liefert außerdem vollständige Statistiken zu allem Gebuchten — für 100 % Kostenkontrolle und klares Follow-up.
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