Hilfe, mein Eventbudget reicht nicht!

Ein unbegrenztes Eventbudget ist ein Luxus, den nur wenige genießen — heute heißt das Mantra für die meisten Unternehmen eher „mehr für weniger". Aber Mut: Ein reduziertes Budget muss kein kleineres Event bedeuten. Wie meist geht es vor allem um gute Planung — und natürlich darum, so früh wie möglich dran zu sein.

Ihr Event von Anfang bis Ende durchzudenken — und was es zu erreichen gilt — ist ein guter Start für jede Planung. So haben Sie auch die Möglichkeit, mehr Alternativen für jeden Teil zu vergleichen, was der Schlüssel zu einem durchdachten und kostenbewussten Event sein kann.

Aber. Manchmal wird es eng — keine Zeit zum Verhandeln, keine Möglichkeit, mehrere Alternativen zu vergleichen oder bei Kundenwünschen viel zu bewegen. Und manchmal wird sogar erwartet, dass Sie zaubern und einen fast unmöglichen Auftrag stemmen! Wenn das Ihre Lage ist, hier ein paar konkrete Tipps, um schnell Kosten zu senken.

6 Spartipps

1. Halten Sie die Konferenz oder Ihr Event in einer kleineren Stadt. Bedenken Sie aber, dass Sie ggf. Transport budgetieren müssen. Wenn Teilnehmende anreisen müssen, sollte ein Flughafen oder Bahnhof in vertretbarer Entfernung liegen.

2. Eine Tageskonferenz ohne Übernachtung. Eine Übernachtung gibt zwar die Chance, sich abends entspannt zu treffen, und erlaubt mehr Flexibilität bei Zeiten für Abendessen und Aktivitäten (was die Planung selbst günstiger machen kann) — sonst können Sie aber deutlich sparen, wenn Sie das Event auf einen Tag begrenzen.

3. Wenn Sie Übernachtungen brauchen, kann eine Alternative das Doppelzimmer statt Einzelzimmer sein. Manche Unternehmen haben Richtlinien gegen geteilte Zimmer — sonst ist das oft ein guter Hebel für größere Gruppen.

4. Schauen Sie nach alternativen Locations. Statt teurer Konferenzräume gibt es viele andere Optionen wie Bürgerhäuser oder Vereinsräume, die oft günstiger zu mieten sind. Für kleinere Gruppen lohnt der Blick auf Gasthäuser und Pensionen. Wenn Sie früh dran sind oder außerhalb der Hauptsaison veranstalten, bekommen Sie oft das ganze Haus zu einem guten Preis für sich.

5. Wenn Sie bei den Daten flexibel sind, ist die Verhandlung mit Konferenzhotels meist einfacher. Vermeiden Sie nach Möglichkeit Feiertage und Schulferien. Fragen Sie das Hotel, ob es Daten mit gutem Preis vorschlagen kann.

6. Alkoholkonsum begrenzen. Eine Alternative: eine Endzeit für das Event setzen — danach ist jede Person für den eigenen Konsum selbst verantwortlich (Freizeit).

Schlussempfehlung

Wichtig ist, mit dem Auftraggeber klar über die Bedingungen zu sprechen. Wenn klar ist, wie ein begrenztes Budget das Setup beeinflusst, können Sie ein Event liefern, das die Erwartungen erfüllt und vielleicht übertrifft. Wenn ein Grillabend auf dem Hof angesagt ist, erfüllen Sie Erwartungen, sofern allen klar war, dass Grillen auf der Agenda steht. Besonders bei einer Gruppe, die ggf. an üppigere Events gewöhnt ist.

Es bleibt natürlich die Möglichkeit, Anbieter zu vergleichen, zu zaubern und schöne Setups zusammenzustellen — trotz knapper Zeit. Die Lösung heißt Event Logic — und sie ist komplett kostenlos. Schreiben Sie uns — wir helfen Ihnen beim Start!