Events beschaffen — smart und effizient!

Einer der wichtigsten Punkte bei der Beschaffung eines Events, einer Konferenz oder eines Meetings ist eine gute Auswahl an Anbietern, an die Sie sich wenden. Zusätzlich zu dem, was Sie suchen — sei es eine Aktivität, ein Abendessen oder eine Unterkunft — sollte der Anbieter auch einen Preis liefern können, der Ihren Erwartungen entspricht. Häufig ist es der Preis, der bei der Eventbeschaffung den Ausschlag gibt.

Vertrauen in den Anbieter ist ebenfalls ein Schlüsselfaktor. Bei Last-Minute-Änderungen — die in der Meeting- und Eventplanung fast Regel statt Ausnahme sind — ist es wichtig, sich sicher zu fühlen, dass der gewählte Anbieter dafür sorgt, dass alles möglichst reibungslos läuft. Und am besten mit minimalem Einsatz Ihrerseits als Auftraggeberin oder Auftraggeber.

Beim Beschaffen von Anbietern für ein Event oder eine Konferenz ist Ihr Briefing Ihr bester Freund — je klarer die Anfrage, desto besser das Angebot. Damit das Briefing leichter fällt, hier unsere Top 5 Punkte:

1. Prioritäten klarstellen

Stellen Sie sicher — und prüfen Sie doppelt — dass Sie verstehen, was Ihr Kunde oder Vorgesetzter sucht und was im Setup am wichtigsten ist. Das kann zum Beispiel ein flexibler Zeitplan sein, ein besonderes Menü oder reibungsloser Transport/Logistik. Sie können das dann bei der Angebotsanfrage spezifizieren, sodass Sie kein Angebot erhalten, das Elemente enthält, die für Ihr Event keinen Mehrwert bieten. Das hilft auch dem Anbieter zu verstehen, wie er Ihre Erwartungen am besten erfüllen kann. Viele Anbieter — insbesondere Hotels und Konferenzlocations — bündeln gewählte Elemente gerne in mehr oder weniger vorteilhaften Konferenzpaketen. Trotz guter Absicht macht das den Vergleich von Angeboten schwierig, weil die Pakete verschiedener Anbieter selten exakt dieselben Elemente enthalten.

2. Alle Details einbeziehen

Denken Sie beim Erstellen Ihres Anforderungsdokuments den gesamten Ablauf durch und beziehen Sie alle Details ein — Kaffeepausen, Whiteboards, zusätzliche Flipcharts in den Konferenzräumen — damit Sie keine „Last-Minute-Wünsche" stellen müssen, die oft unnötig teuer sind und im schlimmsten Fall nicht erfüllt werden können.

3. Mehrere Angebote einholen

Holen Sie Angebote von mehr als einem Anbieter ein, um den Preiswettbewerb zu nutzen — das kann sich wirklich auszahlen. Preise können je nach aktueller Auslastung stark variieren.

4. Deadlines im Blick behalten

Behalten Sie die Deadlines jedes Anbieters im Blick: Wie lange ist das Angebot gültig, bis wann müssen Sie spätestens buchen? Prüfen Sie auch, bis wann Sie kostenfrei Änderungen vornehmen können. Nach diesem Datum riskieren Sie, für die ursprünglich gemeldete Anzahl zu zahlen — unabhängig davon, wie viele tatsächlich erscheinen.

5. Bonus-Tipp

Schauen Sie auf eventlogic.se vorbei. Dort finden Sie sowohl fertige Konferenz- und Eventkonzepte, die Sie leicht an Ihre Bedürfnisse anpassen können, oder Sie bauen eigene Anfragen auf Basis Ihrer Spezifikation. Alle an Anbieter verschickten Anfragen sehen gleich aus — das macht den Preisvergleich leicht. Damit wird der Verhandlungsprozess einfacher — Sie sparen sowohl Zeit als auch Geld.