Event-Einladung — was Sie beachten müssen!
Event Logic
Die Event-Einladung ist der allererste — und einer der wichtigsten — Schritte Ihres Events. Sie gibt den Ton an, und richtig gestaltet macht sie die Teilnehmenden neugierig und vorfreudig auf das Event — eine Voraussetzung dafür, dass sie Ihre Einladung annehmen!
Ob Sie zu einer formellen Konferenz oder zu einem entspannteren Kundenevent einladen — es erfordert eine ausreichende Vorlaufplanung, damit Ihre vorgesehenen Teilnehmenden die Möglichkeit haben, Ihr Event in den Kalender zu nehmen. Der Vorlauf, den Sie einplanen sollten, hängt von Art des Events, Ihrer Zielgruppe und natürlich der Teilnehmerzahl ab — generell gilt: Größe und Komplexität gehen mit dem Vorlauf Hand in Hand.
Bevor Sie mit dem Entwurf Ihrer Einladung beginnen, lohnen sich einige Überlegungen:
Kommunizieren Als Teilnehmender sollten Sie einen kleinen Vorgeschmack auf das bekommen, was kommt — sei es ein formelles Seminar in einem Konferenzzentrum, ein lockerer Kick-off mit Kolleginnen und Kollegen oder eine Sommerparty für Kunden.
Informieren Stellen Sie sicher, dass Ihre Einladung alle nötigen Informationen auf einen Blick enthält, damit Ihre Teilnehmenden leicht entscheiden können, ob sie teilnehmen können. Liegen noch nicht alle Informationen vor, können Sie zunächst ein Save-the-date verschicken — eine „Vorankündigung", mit der Sie Ihre Gäste bitten, ein Datum zu blocken, bis Sie mehr teilen können.
Informationen, die immer enthalten sein sollten:
- Datum
- Uhrzeit
- Veranstaltungsort
- Verpflegung
- Wer der Veranstalter ist
- Endzeit
Zusätzliche Informationen
Bei komplexeren Events müssen Sie Ihren Gästen ggf. spezifischere Informationen bereitstellen — Dresscode, Unterkunft, Transport etc. Ein guter Tipp: Bündeln Sie alle zusätzlichen Informationen in einer separaten E-Mail oder einem Dokument, das Sie näher am Event versenden, statt zu versuchen, alles in die Einladung zu packen. Geben Sie stattdessen den Hinweis, dass weitere Informationen in Kürze folgen. So stellen Sie auch sicher, dass nur diejenigen, die teilnehmen können, die detaillierten Informationen erhalten, die sie brauchen.
RSVP Seien Sie klar, bis wann Sie wissen müssen, ob Ihre Gäste teilnehmen können oder nicht. Planen Sie etwas zusätzlichen Zeitpuffer ein, damit Sie Ihre Anbieter informieren können. Viele berechnen Aufschläge für späte Änderungen oder Stornierungen — kommunizieren Sie die Deadlines klar, um unnötige Kosten zu vermeiden.
Wir empfehlen außerdem unser Tool Event Logic. Dort können Sie ganz einfach Einladungen zu Ihrem Event erstellen, Gäste einladen, sehen, wer kommt — und welche Sonderwünsche bestehen. Selbstverständlich können Sie auch Ihr gesamtes Event von Anfang bis Ende planen. Probieren Sie es selbst aus! Es ist komplett kostenlos.
