Die wertvollen Hybrid-Lektionen des Pharmaunternehmens
Event Logic
Sie planten ihr großes Event seit etwa 15 Monaten. Locations waren gebucht, Speaker eingeladen, und der „Tag X" rückte rasch näher. Und gerade als sich das Gefühl einstellte, alles im Griff zu haben, traf die inzwischen berüchtigte „zweite Welle" mit voller Wucht.
Das Meeting war für das Unternehmen von großer Bedeutung, und obwohl die Chancen, am gewählten Termin durchführen zu können, eine Zeit lang fast aussichtslos schienen, war der Gedanke, absagen zu müssen, wenig verlockend. Stattdessen schwenkte man rasch um und setzte auf ein weitgehend digitales Event — was schließlich, in Zusammenarbeit mit uns bei Event Logic, genau so umgesetzt wurde. Nachfolgend teilt der Kunde seine Reflexionen und Lehren aus dem Treffen, das vor rund zwei Monaten stattfand:
„Was als physisches Treffen geplant war, wurde weitgehend zu einer digitalen Angelegenheit. Statt um Speisen und Masken ging es deshalb vor allem um Kabel, Bildschirme und WLAN-Verbindungen. Wir haben früh entschieden, alles daran zu setzen, alle Fäden zusammenzuführen und dieses große Treffen im digitalen Format zum Erfolg zu machen. Wichtig ist letztlich der Mehrwert, den wir unseren Kunden liefern", sagt ein Vertreter des Pharmaunternehmens.
Erzählen Sie uns kurz vom Meeting:
„Wir hatten insgesamt sieben Speaker, die aus drei verschiedenen Standorten sendeten. Ohne größere Schwierigkeiten konnten wir rund 120 Personen mit den Informationen erreichen, die unsere Speaker zu teilen hatten. Tatsächlich haben wir mit diesem Format deutlich mehr Menschen erreicht, als wir es im ursprünglich geplanten Format getan hätten."
Wie sehen Sie die Rolle von Event Logic in diesem Kontext?
„Sehr positiv! Wenn etwas dieses Event geprägt hat, dann Anpassungsfähigkeit. Wir mussten extrem flexibel sein, und die Fähigkeit, alles, was unterwegs angepasst werden musste, schnell und reibungslos zu aktualisieren und zu ändern, war sehr wertvoll. Außerdem möchte ich betonen, dass wir hervorragenden Support erhalten haben — als es am stressigsten war, lief die gesamte Kommunikation mit den relevanten Hotels und Ähnlichem über die Event-Logic-Plattform mit Hilfe von Event Logic, und wir konnten darauf vertrauen, dass alles, was wir wissen mussten, jederzeit verfügbar war. Schließlich war die konsolidierte Rechnungsstellung eine sehr positive Erfahrung. Es macht es uns natürlich leichter, eine einzige Rechnung statt mehrerer zu erhalten — nach einem Event wie diesem. Wir freuen uns sehr, dass das mit Event Logics Hilfe möglich wurde."
Im Rückblick: Was sind Ihre wichtigsten Lektionen aus dem Meeting?
„Technik ist in einem solchen Kontext natürlich sehr wichtig — daran kommt man nicht vorbei. Dieses Mal haben wir externe Hilfe für die technischen Aspekte herangezogen. Damit das Ganze funktioniert, ist es kaum vermeidbar, irgendeine Form von Unterstützung zu bekommen. Aber Sie müssen die richtigen Partner für die Zusammenarbeit finden und sich bei den richtigen Dingen helfen lassen. Es kann ein paar Anläufe brauchen, bis bei diesen Themen die richtige Passung gefunden ist — das muss man akzeptieren. Statt etwas Konkretes zu nennen, möchte ich hervorheben, dass die Erfahrung, die wir nun haben, uns insgesamt deutlich besser für das nächste Mal aufgestellt hat. Darüber hinaus kann ich die Bedeutung einer klaren Rollenverteilung erwähnen, auch intern. Es ist natürlich Teamarbeit, aber jemand muss am Ende verantwortlich sein und Aufgaben aus dieser Rolle heraus delegieren — sonst droht Unordnung."
Zum Schluss: Welche Tipps haben Sie für andere Organisationen, die ähnliche Events planen?
„Zum Teil das, was ich bereits erwähnt habe — etwa sicherzustellen, dass jemand intern wirklich das Steuer übernimmt und die Hauptverantwortung trägt. Und außerdem: Wenn es nötig ist, externe Partner mit großer Sorgfalt auszuwählen. Darüber hinaus würde ich empfehlen, etwas Aufwand in die Locations und Plätze zu investieren, von denen aus gesendet wird. Fragen Sie sich, wie es eigentlich für die Teilnehmenden aussieht. Eine Person, die kerzengerade auf einem Stuhl sitzt und spricht, wird — unabhängig vom Inhalt — schneller langweilig als jemand, der „etwas Hilfe" aus dem umgebenden Raum bekommt. Schließlich empfehlen wir, dass alle mindestens eine Vertreterin oder einen Vertreter der eigenen Organisation an jedem Ort haben, von dem aus gesendet wird. Egal wie sorgfältig vorbereitet — die Wahrscheinlichkeit, dass alles reibungslos läuft, ist eher gering. Und tritt ein Problem auf, lässt es sich vermutlich viel leichter lösen, wenn jemand vor Ort ist, der die Vorbereitungen kennt und um Ziele und Zweck des Meetings weiß."
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