Die Teilnehmerverwaltung ist der große Gewinn

Ulrika Sunesson, Koordinatorin bei Lararnas Riksforbund (der schwedischen Nationalgewerkschaft der Lehrer), wurde durch ihre Rolle bewusst, wie umfangreich die Planung von Veranstaltungen ist. Vor der Organisation einer privaten Feier machte sie sich auf die Suche nach einem digitalen Werkzeug, das den Verwaltungsaufwand zu vertretbaren Kosten erleichtern könnte. Das Ergebnis? Kurz nach den Festlichkeiten wurde eine Zusammenarbeit zwischen Event Logic und Lararnas Riksforbund initiiert.

„Nachdem ich die Plattform von Event Logic und die Möglichkeiten des Systems angesehen hatte, habe ich überlegt, wie sie im Arbeitskontext nützlich sein könnte. Wir waren bereits zu dem Schluss gekommen, dass ein externes System für das Event- und Meeting-Management großen Nutzen bringen würde. Aber Lararnas Riksforbund ist eine Organisation mit begrenzten Ressourcen. Daher war meist die Preisfrage entscheidend. Angesichts des kostenfreien Modells von Event Logic erschien das für uns sehr interessant", sagt Ulrika Sunesson.

Die Herausforderung für Lararnas Riksforbund

Wenn Ulrika Sunesson über Event Logic spricht, kehrt sie immer wieder zum Wort Einfachheit zurück. Dass alle Schritte vor einer Veranstaltung in der Plattform ausgeführt werden können und dass Informationen leicht mit anderen Administratoren oder Entscheidern geteilt werden können, hebt sie als wesentliche Vorteile hervor. Nicht zuletzt im Vergleich zur Situation, die der Zusammenarbeit vorausging — und die — wie so oft — von ständiger manueller Arbeit in Excel und Hunderten von E-Mails zwischen Lieferanten, Verwaltungspersonal und Teilnehmenden geprägt war.

„Wir haben ein internes System über unsere Website mit einem statischen und ziemlich farblosen Fragebogen als einziger Funktion. Alles basiert darauf, jedes Mal eine Excel-Datei zu exportieren, wenn neue Informationen eintreffen. Das kostet viel Zeit und sieht nicht besonders ansprechend aus", beschreibt Ulrika Sunesson.

Ergebnisse und Pläne

Als Lararnas Riksforbund in Event Logic eine realistische Möglichkeit sah, mehr Übersicht und weniger Verwaltungsaufgaben zu haben, war die Stimmung hoffnungsvoll.

„Ich habe sofort sehr positive Reaktionen bekommen, als die Idee, das System einzuführen, vorgestellt wurde. Es ist ein erschwingliches und leicht verständliches System, das zudem visuell sehr professionell wirkt — die meisten waren von Anfang an sehr begeistert", erzählt Ulrika Sunesson.

Eine hoffnungsvolle Tonalität zu Beginn ist oft eine gute Grundlage dafür, dass eine Zusammenarbeit gelingt. Noch wichtiger ist natürlich, dass die Erwartungen erfüllt werden.

„Event Logic erfüllt unsere Erwartungen absolut. Wir wissen, dass es ein breites Produkt ist, das in vielen unterschiedlichen Organisationen funktionieren muss. Vor diesem Hintergrund ist es fantastisch, wie gut es zu uns passt. Fast alles, was wir rund um Events und Meetings managen müssen, lässt sich direkt in der Plattform abwickeln", sagt Ulrika Sunesson, die anschließend gebeten wird, den deutlichsten Gewinn zu benennen, den Lararnas Riksforbund der Zusammenarbeit mit Event Logic zuschreibt:

„Es ist die reibungslose Teilnehmerverwaltung, ohne jeden Zweifel."

Bei Event Logic sind wir voller Demut gegenüber dem Vertrauen, das Lararnas Riksforbund uns entgegenbringt. Und wir sind sehr motiviert, wenn wir hören, wie die Zusammenarbeit künftig vertieft werden kann.

„Derzeit nutzen wir Event Logic zentral, aber unser Ziel ist es, Event Logic künftig in der gesamten Organisation einzusetzen", schließt die Koordinatorin von Lararnas Riksforbund, Ulrika Sunesson.

Ulrika Sunesson, Koordinatorin bei Lararnas Riksforbund