Quels outils digitaux existent pour les événements

Le développement digital observé ces dernières années a clairement trouvé sa place dans la plupart des secteurs — et l'événementiel n'y échappe pas. Nous y voyons des changements majeurs dans la façon d'organiser les événements, dans les possibilités de gérer les participants et dans la maximisation de l'expérience. En passant en revue les possibilités d'utilisation d'outils digitaux pour votre prochain événement, vous pouvez clairement le porter à un nouveau niveau. Voici une synthèse des outils digitaux qui se sont solidement installés et des bénéfices qu'ils apportent.

Outils de planification

Vous gagnerez beaucoup de temps et fluidifierez votre travail en trouvant un outil de planification complet avec lequel vous êtes à l'aise. Auparavant, les agences événementielles achetaient des systèmes coûteux pour gérer et planifier leurs événements ; il est désormais de plus en plus courant que des planificateurs moins expérimentés — qui ne réservent peut-être pas autant — utilisent eux aussi divers outils. Avec un bon outil digital, vous pourrez rassembler toutes les informations et la communication au même endroit, ce qui minimise les efforts pour informer les fournisseurs ou pour chercher des informations dans divers fichiers. Un bon outil de planification permet aussi une vue d'ensemble inestimable sur toutes les facettes de votre événement — du budget aux informations sur les participants, en passant par les plans de salle ou d'autres détails.

Gestion des participants

Les outils digitaux de gestion des participants ont d'abord été créés pour faciliter les grands salons et congrès, mais se sont rapidement étendus aux conférences et réunions. La gestion des participants couvre toutes les interactions avec l'invité avant, pendant et après l'événement. Cela peut commencer par l'invitation et la collecte d'informations — heures d'arrivée, exigences alimentaires — mais aussi l'information sur la logistique, les intervenants ou l'itinéraire. Les outils digitaux fluidifient également l'arrivée des invités. Cette étape est un goulot d'étranglement classique : aujourd'hui, l'invité peut par exemple avoir accès au billet sur son téléphone et faire son check-in à l'événement avec un QR code. De nombreux outils existent aussi pendant l'événement — des apps de vote ou une app événementielle pour poser des questions à un intervenant directement depuis son téléphone.

Activation sociale

Pendant l'événement, vous pouvez faire beaucoup avec différents outils digitaux — la créativité est la seule limite. Vous pouvez par exemple bâtir un jeu mobile sur mesure pour l'entreprise, avec différentes stations où les invités s'enregistrent, répondent à des questions ou votent. Vous pourriez aussi laisser les invités d'un salon s'enregistrer à chaque stand pour obtenir plus d'informations sur l'entreprise. Vous pouvez également installer des écrans plus grands pour l'activation sociale — concours et jeux, ou un photobooth où les invités prennent des photos d'eux et publient sur les réseaux sociaux pour une exposition positive de votre événement.

Évaluation

Pour évaluer un événement, il faut trouver un moyen de collecter des données. C'est seulement ainsi que l'on peut déterminer ce qu'il faut développer et améliorer pour la prochaine fois — et ce sur quoi l'on peut être confiant. Il faut savoir si l'événement a atteint les objectifs fixés et comment les participants l'ont vécu. Il existe de nombreuses solutions digitales pour collecter et compiler les données avant, pendant et après l'événement.