Liberalerna sur Event Logic : « Économie de temps et vue d'ensemble facile ! »

Lorsque le parti politique Liberalerna se réunit pour des conférences ou des formations, ces rassemblements sont généralement préparés et réservés par la cheffe de projet Rebecka Kvart. Au cours des deux dernières années, presque tous les événements externes ont été réservés via Event Logic. Dans cet article, nous découvrons les défis qui ont précédé la décision du parti de collaborer avec Event Logic, les bénéfices identifiés à ce jour, et ce qu'ils espèrent retirer de cette collaboration à l'avenir.

Le défi de Liberalerna

Une forte dépendance aux personnes

« Sur la manière dont nous gérions auparavant les réservations, c'est-à-dire par contact direct avec les fournisseurs dans d'innombrables fils d'e-mails, nous pourrions rencontrer un défi majeur si la personne responsable venait à partir. Dans ce scénario, le successeur ferait face à la tâche très chronophage de rassembler et de compiler la correspondance issue de différents fils et plateformes », argumente Rebecka Kvart.

Chronophage et difficile à surveiller

Même avec la même personne en charge, Rebecka Kvart décrit comment la façon dont le parti réservait auparavant ses conférences externes consommait une part disproportionnée de son temps de travail. Fournir différentes informations à différentes parties, à différents moments, par différents canaux est une manière courante mais rarement efficace de gérer des réunions et conférences. Lorsque ce constat s'est imposé à Liberalerna, ils ont choisi de tourner la page et de tout repartir à zéro avec Event Logic.

Comment Liberalerna utilise Event Logic

Aujourd'hui, Liberalerna réserve presque tous ses rassemblements externes via Event Logic, qu'il s'agisse de sessions de formation, de conférences ou de réunions de comité de direction. L'exception jusqu'ici a été les plus grands congrès, jusqu'à 700 participants. Ceux-ci ont été achetés et réservés en dehors d'Event Logic, mais quand les circonstances permettront enfin la tenue du prochain congrès, tout indique qu'il sera lui aussi géré via Event Logic.

« Nous avions auparavant l'idée que nous voulions mettre en concurrence plus de quatre fournisseurs et nous avons donc choisi d'autres approches qu'Event Logic pour nos plus grands congrès. Mais un tel processus d'achat extensif s'est rarement matérialisé en pratique. Pour cette raison, nous utiliserons probablement aussi Event Logic pour ces rassemblements à l'avenir », dit Rebecka Kvart.

Résultats de la collaboration et perspectives

Lorsqu'on lui demande quels résultats et effets peuvent être attribués jusqu'ici à la collaboration entre Liberalerna et Event Logic, Rebecka Kvart choisit de mettre en avant deux choses : l'efficacité du temps et la facilité de la vue d'ensemble.

« Oui, c'est clairement le cas. Le fait qu'il soit si simple de comparer les fournisseurs, d'ajouter tous les éléments importants et d'avoir une vue d'ensemble fait que nous gardons un meilleur contrôle à la fois sur les coûts et sur les actions nécessaires — malgré un effort réduit. »

Lorsque la conversation se tourne ensuite vers les opportunités et défis à venir, le ton reste positif.

« Tout peut bien sûr toujours s'améliorer, mais Event Logic fonctionne actuellement exactement comme nous le voulons. Nous nous réjouissons donc de poursuivre sur cette voie et d'utiliser la plateforme pour les sessions de formation, conférences, congrès et événements similaires, dès qu'ils pourront à nouveau se tenir », conclut Rebecka Kvart.

Chez Event Logic, nous sommes très fiers de la confiance que Liberalerna nous accorde en utilisant notre plateforme. Notre objectif est de continuer à transformer le secteur de l'événementiel à travers des collaborations constructives avec l'ensemble de nos partenaires.

Si vous ne travaillez pas encore dans Event Logic, cliquez ici pour en savoir plus. Nous vous contactons volontiers si vous souhaitez une démo ou plus d'informations.

Cas client précédent : Le grand défi de réservation d'Anticimex !