Les précieuses leçons hybrides de l'entreprise pharmaceutique
Event Logic
Ils planifiaient leur grand événement depuis environ 15 mois. Les lieux étaient réservés, les intervenants invités, et le « jour J » approchait à grande vitesse. Et juste au moment où le sentiment d'avoir tout sous contrôle commençait à s'installer, la désormais célèbre « deuxième vague » a frappé de plein fouet.
La réunion était d'une grande importance pour l'entreprise et, malgré le fait que les chances de pouvoir maintenir la date prévue paraissaient un temps quasi nulles, l'idée de devoir annuler n'était pas séduisante. Au lieu de cela, ils ont rapidement changé de cap et se sont orientés vers un événement largement digital qui, en fin de compte — en collaboration avec nous chez Event Logic — a été précisément ce qui a été réalisé. Ci-dessous, le client partage ses réflexions et leçons sur ce rassemblement organisé il y a environ deux mois :
« Ce qui devait être une réunion physique est devenu une affaire largement digitale. Donc au lieu de plats et de masques, ce fut surtout une affaire de câbles, d'écrans et de connexions Wi-Fi. Nous avons décidé très tôt de tout mettre en œuvre pour relier tous les fils ensemble et faire de cette grande réunion une réussite en format digital. Ce qui compte avant tout, c'est bien sûr la valeur que nous délivrons à nos clients », déclare un représentant de l'entreprise pharmaceutique.
Parlez-nous brièvement de la réunion :
« Nous avions au total sept intervenants, qui diffusaient depuis trois lieux différents. Sans difficultés majeures, nous avons pu toucher environ 120 personnes avec les informations que nos intervenants devaient partager. Nous avons même atteint nettement plus de personnes via ce format que si la réunion s'était tenue comme prévu initialement. »
Comment voyez-vous le rôle d'Event Logic dans ce contexte ?
« Très positivement ! S'il y a bien une chose qui a caractérisé cet événement, c'est la capacité d'adaptation. Nous avons dû être extrêmement flexibles, et la possibilité de mettre à jour et de modifier rapidement et sans heurts tout ce qu'il fallait ajuster en cours de route a été très précieuse. Je tiens également à souligner que nous avons reçu un excellent support — quand les choses étaient les plus tendues, toute la communication avec les hôtels concernés et autres partenaires se faisait via la plateforme Event Logic, avec l'aide d'Event Logic, et nous pouvions être sûrs que tout ce dont nous avions besoin était toujours accessible. Enfin, la facturation consolidée a été une excellente expérience. C'est naturellement plus simple pour nous de recevoir une seule facture plutôt que plusieurs après un événement comme celui-ci. Nous sommes très contents que cela ait été rendu possible avec l'aide d'Event Logic. »
Avec le recul : quelles sont vos principales leçons de cette réunion ?
« La technologie est évidemment essentielle dans un contexte comme celui-ci — il n'y a pas moyen de l'éviter. Cette fois-ci, nous avons fait appel à de l'aide externe pour les aspects techniques. Pour que l'ensemble fonctionne, il est presque inévitable d'obtenir une forme d'accompagnement. Mais il faut trouver les bons partenaires et se faire aider sur les bonnes choses. Il peut falloir quelques essais avant de trouver l'ajustement parfait sur ces sujets — il faut l'accepter. Plutôt que de pointer un élément précis, je tiens à souligner que l'expérience que nous avons désormais nous laisse bien mieux outillés pour la prochaine fois. Au-delà, je peux mentionner l'importance d'une répartition claire des rôles, y compris en interne. C'est évidemment un travail d'équipe, mais quelqu'un doit assumer la responsabilité finale et déléguer les tâches depuis ce rôle — sinon les choses risquent de devenir désordonnées. »
Enfin, quels conseils donneriez-vous à d'autres organisations qui planifient des événements similaires ?
« En partie ce que j'ai déjà mentionné : s'assurer que quelqu'un prenne vraiment les rênes et endosse la responsabilité principale en interne. Mais aussi, lorsque c'est nécessaire, choisir les partenaires externes avec grand soin. Au-delà, je recommanderais d'investir un peu d'effort dans les lieux et plateaux où ont lieu les diffusions. Demandez-vous à quoi cela ressemble vraiment pour les participants. Une personne assise droite sur une chaise qui parle devient — quel que soit le contenu — ennuyeuse plus vite que quelqu'un qui « bénéficie d'un peu d'aide » de l'environnement. Enfin, nous recommandons que chacun ait au moins un représentant de sa propre organisation à chaque endroit où la diffusion a lieu. Aussi soigneuses que soient les préparations, la probabilité que tout se passe parfaitement est plutôt faible. Et si un problème survient, il est sans doute beaucoup plus facile à résoudre si quelqu'un qui a participé aux préparatifs et connaît bien les objectifs et le but de la réunion est sur place. »
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