La gestion des participants est le grand gain

Ulrika Sunesson, coordinatrice à Lararnas Riksforbund (le Syndicat national des enseignants), a pris conscience par son rôle professionnel de l'ampleur du travail nécessaire pour planifier des événements. Avant d'organiser une fête privée, elle s'est mise en quête d'un outil digital capable d'alléger la charge administrative à un coût raisonnable. Le résultat ? Peu après les festivités, une collaboration entre Event Logic et Lararnas Riksforbund a été initiée.

« Après avoir examiné la plateforme Event Logic et les capacités du système, j'ai réfléchi à la manière dont elle pourrait être utile au travail. Nous avions déjà conclu qu'un système externe pour la gestion des événements et des réunions serait d'un grand bénéfice. Mais Lararnas Riksforbund est une organisation aux ressources limitées. C'est donc la question du prix qui a généralement été décisive. Et compte tenu de l'offre gratuite d'Event Logic, cela paraissait très intéressant pour nous », déclare Ulrika Sunesson.

Le défi pour Lararnas Riksforbund

Lorsque Ulrika Sunesson parle d'Event Logic, elle revient souvent au mot simplicité. Le fait que toutes les étapes précédant un rassemblement puissent se réaliser sur la plateforme, et qu'il soit facile de partager l'information avec d'autres administrateurs ou décideurs, est mis en avant comme un avantage majeur. Surtout au regard de la situation qui précédait la collaboration et qui — comme souvent — était caractérisée par un travail manuel constant dans Excel et des centaines d'e-mails entre fournisseurs, administrateurs et participants.

« Nous avons un système interne via notre site, avec un questionnaire statique et plutôt terne pour seule fonction. Tout repose sur l'export d'un fichier Excel à chaque fois que de nouvelles informations remontent. Cela prend beaucoup de temps et n'est pas particulièrement attrayant », décrit Ulrika Sunesson.

Résultats et plans à venir

Lorsque Lararnas Riksforbund a vu dans Event Logic une opportunité réaliste d'avoir une meilleure vue d'ensemble et moins de tâches administratives, le ton était plein d'espoir.

« J'ai eu d'excellents retours dès que l'idée d'implémenter le système a été présentée. C'est un système accessible et facile à comprendre, qui rend aussi très bien visuellement, donc la plupart des collaborateurs ont été enthousiastes dès le début », raconte Ulrika Sunesson.

Une tonalité positive au démarrage est souvent un excellent point de départ pour qu'une collaboration réussisse. Mais il est évidemment d'autant plus important que les attentes soient au rendez-vous.

« Event Logic répond pleinement à nos attentes. Nous comprenons que c'est un produit large qui doit fonctionner dans une multitude d'organisations différentes. Avec cela en tête, c'est fantastique de voir à quel point il s'adapte à la nôtre. Presque tout ce que nous avons besoin de gérer autour des événements et des réunions peut se faire directement sur la plateforme », dit Ulrika Sunesson, à qui l'on demande ensuite de désigner le gain le plus net que Lararnas Riksforbund attribue à la collaboration avec Event Logic :

« C'est la gestion fluide des participants, sans aucun doute. »

Chez Event Logic, nous sommes pleins d'humilité face à la confiance que Lararnas Riksforbund nous accorde. Et nous sommes très motivés d'entendre comment la collaboration pourra s'approfondir à l'avenir.

« Aujourd'hui, nous utilisons Event Logic au niveau central, mais notre ambition est de déployer Event Logic dans toute l'organisation à terme », conclut la coordinatrice de Lararnas Riksforbund, Ulrika Sunesson.

Ulrika Sunesson, coordinatrice à Lararnas Riksforbund