Invitation à un événement — ce qu'il faut considérer !
Event Logic
L'invitation à un événement est la toute première — et l'une des plus importantes — étapes de votre événement. Elle donne le ton et, bien conçue, elle rend les participants à la fois curieux et impatients que l'événement ait lieu — un préalable pour qu'ils acceptent votre invitation !
Que vous invitiez à une conférence formelle ou à un événement client plus décontracté, cela exige de planifier suffisamment à l'avance pour que vos participants ciblés aient la possibilité de bloquer la date. Le délai à prévoir varie selon le type d'événement, votre audience et bien sûr le nombre de participants — mais en règle générale, taille et complexité vont de pair avec le délai à prévoir.
Avant de commencer à esquisser votre invitation, quelques points méritent réflexion :
Communiquer En tant que participant, vous devez avoir un avant-goût de ce qui vous attend — qu'il s'agisse d'un séminaire formel dans un centre de conférence, d'un kick-off décontracté entre collègues ou d'une fête d'été pour les clients.
Informer Veillez à ce que votre invitation contienne toutes les informations nécessaires d'un seul coup, ce qui permet à vos participants de décider facilement s'il s'agit d'un événement auquel ils peuvent assister. Si vous n'avez pas toutes les informations, vous pouvez commencer par envoyer un save-the-date — un « préavis » où vous demandez à vos invités de bloquer une date jusqu'à ce que vous ayez plus d'informations à partager.
Informations à toujours inclure :
- Date
- Heure
- Lieu
- Restauration
- Qui est l'organisateur
- Heure de fin
Informations supplémentaires
Pour des événements plus complexes, vous pouvez avoir besoin de fournir à vos invités des informations plus spécifiques — code vestimentaire, hébergement, transport, etc. Un bon conseil est de regrouper toutes les informations supplémentaires dans un e-mail ou document à part, à envoyer plus près de l'événement, plutôt que d'essayer de tout mettre dans votre invitation. Indiquez plutôt que des informations complémentaires suivront sous peu. Vous vous assurez ainsi que seules les personnes pouvant assister reçoivent les informations détaillées dont elles ont besoin.
RSVP Soyez clair sur la date à laquelle vous devez savoir si vos invités peuvent assister. Ajoutez une marge de temps pour informer vos fournisseurs. Beaucoup facturent des frais supplémentaires pour les changements ou annulations tardives — soyez clair sur les deadlines pour éviter des coûts inutiles.
Nous voulons aussi recommander notre outil Event Logic. Vous pouvez y créer facilement des invitations pour votre événement, inviter des invités, voir qui assistera et leurs éventuelles demandes spéciales. Bien sûr, vous pouvez aussi planifier l'ensemble de votre événement de bout en bout. Essayez par vous-même ! C'est totalement gratuit.
