Il est temps de planifier une fête d'été ?

Félicitations — planifier une fête d'été pour vos collègues est un projet sympa qui sera certainement réussi et apprécié. Mais comme pour tout projet, la différence entre un bon résultat et un résultat fantastique dépendra de la qualité de votre planification et de votre organisation.

Nous vous recommandons d'abord de réfléchir à l'objectif de votre événement. Pour une fête d'été, l'objectif n'est peut-être pas mesurable en ROI (return on investment) comme pour un événement client — mais il y a d'autres valeurs ou objectifs plus doux qu'il est utile de confirmer avec votre client (par exemple la direction de l'entreprise ou le département RH). Cela peut être une belle conclusion conviviale avant les vacances, une récompense pour un effort exceptionnel, ou simplement un dîner décontracté pour rassembler l'équipe.

Une fois l'objectif de votre fête d'été défini, il est temps de planifier ! Une bonne façon de penser : voir votre événement comme un puzzle. Partez d'une feuille blanche et remplissez-la avec des pièces — une pour le lieu, une pour la nourriture et les boissons, une pour les activités, une pour le transport, etc.

Quand vous avez posé votre puzzle, il est temps de prioriser — quelle pièce est la plus importante pour que l'ensemble tienne ?

Nous recommandons de commencer par le lieu, et bien sûr de fixer une date. Avant d'appeler les fournisseurs, vous devez avoir des réponses sur :

• DATE : Ayez au moins trois dates différentes — et de préférence des jours de semaine différents — à comparer ; le prix peut varier sensiblement selon le jour et l'heure. Plus vous avez de flexibilité, plus il sera facile de trouver une solution rapidement.
• HEURE : Les créneaux attractifs — déjeuner à 12 h ou dîner à 18 h ou 19 h — se remplissent vite. Pourriez-vous envisager une heure alternative — un déjeuner plus tardif ou un dîner plus tôt, par exemple ?
• BUDGET : Fixez le budget maximum mais aussi le coût maximum par personne. Selon le fournisseur choisi, le coût de chaque pièce du puzzle peut être ajusté. Estimez ce que chaque partie peut coûter au maximum.
• LOGISTIQUE/TRANSPORT : Jusqu'où êtes-vous prêt à faire voyager les participants ? Près du lieu de travail ou plus loin ? Faut-il organiser le transport ou les participants viendront-ils en voiture ? Y a-t-il des places de parking ? Les participants peuvent-ils prendre les transports en commun — dernier train/bus/métro pour rentrer, etc.

Si du transport est nécessaire pour aller à et revenir de votre fête d'été, il faut l'inclure au budget. Voici quelques pistes pour faire du transport quelque chose d'unique pendant votre fête d'été.

Dès que votre puzzle est posé, il est grand temps d'informer vos collègues de la date pour qu'ils bloquent leur agenda. Si tous les détails ne sont pas en place, un save-the-date suffit — vous compléterez avec plus d'informations dès que vous en aurez. Bonne chance !

PS. Si planifier l'événement, suivre toutes les deadlines, communiquer les changements aux participants et aux fournisseurs (on connaît la chanson — quelqu'un oublie de mentionner son allergie aux noix, que la couleur jaune lui donne la nausée, ou qu'il ne sera là que pour le plat principal), informer votre manager que le budget semble déraper, etc., vous semble un peu vertigineux — nous voulions simplement mentionner un outil de planification que nous avons développé, qui vous aide à tout suivre, simplement.

Adieu feuilles de calcul et nuits blanches. Lisez comment rendre plus simple votre prochaine conférence, kick-off ou fête d'été avec l'outil de planification Event Logic ou envoyez-nous un e-mail — nous vous aidons à démarrer. C'est totalement gratuit.

Cordialement, Event Logic