Acheter des événements — intelligent et efficace !
Event Logic
L'une des parties les plus importantes lors de l'achat d'un événement, d'une conférence ou d'une réunion est de trouver une bonne sélection de fournisseurs à approcher. En plus d'offrir ce que vous cherchez — qu'il s'agisse d'une activité, d'un dîner ou d'un hébergement — le fournisseur doit aussi proposer un prix conforme à vos attentes. Souvent, c'est le prix qui devient le facteur décisif lors de l'achat d'un événement.
Avoir confiance en son fournisseur est aussi un facteur clé. En cas de changements de dernière minute — ce qui est presque la règle plutôt que l'exception en planification de réunions ou d'événements — il est important d'avoir l'assurance que le fournisseur que vous avez choisi veillera à ce que tout se déroule aussi sans accroc que possible. Et de préférence avec un minimum d'implication de votre côté en tant que client.
Lors de l'achat de fournisseurs pour un événement ou une conférence, votre cahier des charges est votre meilleur ami — plus la demande est claire, meilleur sera le devis. Pour vous aider à construire votre brief, voici nos 5 points à retenir :
1. Clarifiez les priorités
Assurez-vous — et vérifiez deux fois — que vous comprenez ce que votre client ou votre manager recherche, et ce qui est le plus important dans le format. Cela peut être par exemple un planning flexible, un repas particulier ou un transport/logistique fluide. Vous pouvez ensuite le préciser lors de la demande de devis pour éviter de recevoir un devis qui contient des éléments sans valeur ajoutée. Cela aide aussi votre fournisseur à comprendre comment répondre au mieux à vos attentes. De nombreux fournisseurs — surtout les hôtels et lieux de conférence — choisissent souvent de regrouper certains éléments dans des packages conférence plus ou moins avantageux. Malgré la bonne intention, comparer les devis devient difficile car les packages des différents fournisseurs contiennent rarement exactement les mêmes éléments.
2. Incluez tous les détails
Pensez à l'ensemble du flux quand vous rédigez votre cahier des charges et incluez tous les détails — pauses café, tableaux blancs et paperboards supplémentaires dans les salles de conférence — pour éviter les « last-minute requests » souvent inutilement coûteux et, dans le pire des cas, non honorés par le fournisseur.
3. Obtenez plusieurs devis
Récoltez des devis auprès de plus d'un fournisseur pour faire jouer la concurrence — cela peut vraiment payer. Les prix peuvent varier fortement entre fournisseurs selon leur charge actuelle.
4. Suivez les deadlines
Veillez à maîtriser les deadlines de chaque fournisseur : durée de validité de leur devis, dernier moment pour réserver. Pensez aussi à vérifier jusqu'à quand vous pouvez modifier sans frais. Au-delà de cette date, vous risquez de payer pour le nombre initialement annoncé, peu importe combien de personnes se présentent réellement.
5. Astuce bonus
Faites un tour sur eventlogic.se. Vous y trouverez des concepts de conférences et d'événements prêts à l'emploi à modifier facilement à vos besoins, ou vous pouvez bâtir vos propres demandes selon votre cahier des charges. Toutes les demandes envoyées aux fournisseurs ont la même apparence, ce qui rend la comparaison de prix entre fournisseurs facile. Cela simplifie la négociation — vous gagnez à la fois du temps et de l'argent.
