À l'aide, mon budget événementiel ne suffit pas !

Un budget événementiel illimité est un luxe que peu connaissent — c'est plutôt « plus pour moins » qui est le mantra de la plupart des entreprises aujourd'hui. Mais courage : un budget réduit ne signifie pas un événement moindre. Comme dans la plupart des cas, il s'agit surtout de bonne planification — et bien sûr de s'y prendre le plus tôt possible.

Réfléchir à votre événement, du début à la fin, et à ce qui est important d'atteindre, est un bon point de départ pour toute planification. Vous avez aussi alors la possibilité de comparer plus d'alternatives pour chaque partie de votre événement, ce qui peut être la clé d'un événement bien pensé et économique.

Mais. Parfois, ça presse — pas le temps de négocier avec les fournisseurs, de comparer plusieurs alternatives, ou de bouger sur les demandes du client. Et parfois, on attend même de vous que vous soyez magicien et que vous montiez une mission presque impossible ! Si c'est votre situation, voici quelques conseils concrets pour réduire rapidement les coûts.

6 astuces pour économiser

1. Tenez la conférence ou votre événement dans une plus petite ville. Pensez toutefois à budgéter le transport éventuel. Si des participants doivent voyager, il faut un aéroport ou une gare à distance raisonnable.

2. Optez pour une conférence en journée et zappez la nuitée. Une nuit sur place donne aux participants l'occasion de se retrouver dans un cadre plus détendu le soir, et permet de jouer plus facilement sur les horaires (ce qui peut, en soi, simplifier et rendre plus économique le montage). Mais sinon, vous pouvez économiser substantiellement en limitant l'événement à la journée.

3. Si vous avez besoin d'hébergement, une alternative est de choisir des chambres doubles plutôt que des singles. Certaines entreprises ont une politique excluant le partage de chambre, mais sinon, c'est souvent un bon levier pour les groupes plus importants.

4. Regardez des lieux alternatifs. Plutôt que des salles de conférence chères, il existe nombre d'autres options — salles communales, locaux d'associations — souvent louables à moindre coût. Pour les petits groupes, regardez les auberges et chambres d'hôtes. En vous y prenant tôt ou hors haute saison, vous obtenez souvent l'endroit pour vous seuls à un bon prix.

5. Si vous pouvez être flexible sur les dates, il est souvent plus facile de négocier avec les hôtels-conférences et les lieux similaires. Évitez de tenir l'événement autour des fêtes et vacances scolaires si possible. Demandez à l'hôtel s'il peut suggérer des dates où il offre un bon prix.

6. Limitez la consommation d'alcool. Une alternative : fixer une heure de fin pour l'événement, après laquelle chaque participant est responsable de ce qu'il consomme (temps libre).

Conseil final

Il est important d'être clair avec votre client sur les conditions. Comprendre comment un budget limité affecte la mise en scène de l'événement vous aide à livrer un événement qui répond — et peut-être dépasse — les attentes. Si c'est un barbecue dans la cour qui est prévu, vous remplirez les attentes tant que tout le monde était au courant que c'était un barbecue. Surtout pour un groupe peut-être habitué à plus de faste.

Reste bien sûr la possibilité de comparer les fournisseurs, d'être magicien et de monter des configurations sympas — malgré le temps limité. La solution s'appelle Event Logic — et c'est totalement gratuit. Contactez-nous — nous vous aidons à démarrer !