Tapahtumien kilpailuttaminen - Alykkaasti ja tehokkaasti!

Yksi tarkeimmista osista tapahtuman, konferenssin tai kokouksen hankinnassa on loytaa hyva valikoima toimittajia, joilta pyytaa tarjouksia. Sen lisaksi, etta toimittaja pystyy tarjoamaan haluamaasi, olipa kyse aktiviteetista, illallisesta tai majoituksesta, toimittajan on myos pystyttava tarjoamaan hinta, joka vastaa odotuksiasi. Usein juuri hinta on ratkaiseva tekija tapahtumaa hankittaessa.

Luottamus toimittajaan on myos avaintekija. Jos tulee viime hetken muutoksia, mika on lahes saanto eika poikkeus kokouksia tai tapahtumia suunniteltaessa, on tarkeaa, etta tunnet olosi turvalliseksi siita, etta valitsemasi toimittaja huolehtii kaiken sujumisesta mahdollisimman joustavasti. Ja mieluiten mahdollisimman vahin puuttumisin sinun puoleltasi asiakkaana.

Kun hankit toimittajia tapahtumaan tai konferenssiin, briefisi on paras ystavasi - mita selkeampi pyynto, sita parempi tarjous. Helpottaaksemme briefin rakentamista olemme koonneet viisi tarkeinta muistettavaa asiaa:

1. Varmista - ja tarkista kahdesti - etta olet ymartanyt, mita toimeksiantajasi tai esihenkilosi etsii ja mika on ehdottoman tarkeinta jarjestelyissa tapahtumaa hankittaessa. Se voi olla esimerkiksi joustava aikataulu, erityinen ateria tai sujuva kuljetus/logistiikka. Silloin voit maaritella sen tarjouspyynnossa, jotta et saa tarjousta, joka sisaltaa osia, jotka eivat tuo arvoa tapahtumaasi. Tama helpottaa myos toimittajaa ymmartamaan, miten he voivat parhaiten vastata odotuksiisi. Monet toimittajat, erityisesti hotellit ja konferenssipaikat, valitsevat usein niputtaa valittuja osia enemman tai vahemman edullisiksi konferenssipaketeiksi. Hyvista aikomuksista huolimatta tama tarkoittaa, etta tarjousten vertailu vaikeutuu, silla eri toimittajien konferenssipaketit sisaltavat harvoin tasmulleen samoja osia.
2. Mieti koko kulku laadiessiasi vaatimusmaarittelya ja sisallyta kaikki yksityiskohdat; kahvitauoista valkotauluihin ja ylimaaraisiin flappitauluihin kokoushuoneissa, jotta valtyt "viime hetken pyynnolta", jotka ovat usein tarpeettoman kalliita ja pahimmassa tapauksessa eivat ehka ole toimittajan toteutettavissa.
3. Pyida tarjouksia useammalta kuin yhdelta toimittajalta hintakilpailun vuoksi - se voi todella kannattaa. Hinnat voivat vaihdella suuresti eri toimittajien valilla riippuen senhetkisesta varaustilanteesta.
4. Varmista, etta sinulla on hallinnassa kunkin toimittajan maaraajat; kuinka kauan heidaan tarjouksensa on voimassa ja milloin sinun on viimeistaan varattava. Muista myos tarkistaa, milloin voit tehda muutoksia ilman kustannuksia. Taman paivamaeaeraen jalkeen riskinasi on maksaa alun perin ilmoitetusta maarasta riippumatta siita, kuinka moni lopulta saapuu paikalle.
5. Bonusvinkki! Tutustu osoitteeseen eventlogic.se. Sielta loydat seka valmiita konferenssi- ja tapahtumakonsepteja, joita voit helposti muokata tarpeidesi mukaan, tai voit rakentaa omia tarjouspyyntojasi omien maarittelyjesi pohjalta. Kaikki toimittajille lahtevat tarjouspyynnot nayttavat samanlaisilta, mika tekee eri toimittajien hintojen vertailusta helppoa. Tama yksinkertaistaa neuvottelua, joten voit saastaa seka aikaa etta rahaa.