Tapahtumakutsu - Mita sinun taytyy ottaa huomioon!
Event Logic
Tapahtumakutsu on aivan ensimmäinen ja yksi tärkeimmistä askeleista tapahtumassasi. Se asettaa tapahtumasi sävyn, ja oikein suunniteltuna se tekee osallistujista sekä uteliaita että innokkaita odottamaan tapahtumaa - edellytys sille, että he vastaavat kutsuusi myöntävästi!
Riippumatta siitä, kutsuuko muodolliseen konferenssiin vai rennompaan asiakastapahtumaan, se edellyttää, että olet liikkeellä hyvissä ajoin, jotta suunnitellut osallistujasi ehtivät varata tapahtumasi kalenteriinsa. Tarvittava ennakkoaika vaihtelee tapahtumatyypin, kohderyhmän ja tietysti osallistujamäärän mukaan, mutta yleisesti ottaen koko ja monimutkaisuus kulkevat käsi kädessä ennakkoajan kanssa.
Ennen kuin alat hahmotella tapahtumakutsuasi, on muutama asia, joita kannattaa pohtia:
Viesti Osallistujana sinun tulisi saada pieni esimaistiainen tulevasta, olipa kyseessä muodollinen seminaari konferenssikeskuksessa, rento kick-off kollegoiden kanssa tai kesäjuhla asiakkaille.
Tiedota Varmista, että tapahtumakutsusi sisältää kaiken tarpeellisen tiedon kerralla, jotta osallistujien on helppo arvioida, onko tapahtuma sellainen, johon he voivat osallistua. Jos sinulla ei ole kaikkea tietoa saatavilla, voit aloittaa lähettämällä save-the-date-ilmoituksen, jossa pyydät vieraitasi varaamaan päivämäärän, kunnes sinulla on lisää jaettavaa tietoa.
Aina sisällytettävät tiedot:
- Päivämäärä
- Aika
- Paikka
- Ruokailu
- Kuka on järjestäjä
- Päättymisaika
Lisätiedot
Monimutkaisempien tapahtumien kohdalla saatat joutua antamaan vieraillesi tarkempaa tietoa, kuten pukeutumiskoodi, majoitus, kuljetus jne. Hyvä vinkki on koota kaikki lisätiedot erilliseen sähköpostiin tai asiakirjaan, jonka voit lähettää lähempänä tapahtumaa, sen sijaan että yrittäisit pakata kaiken kutsuun. Ilmoita sen sijaan, että lisätietoja seuraa pian. Näin voit myös varmistaa, että vain ne, jotka pääsevät tapahtumaan, saavat tarvitsemansa yksityiskohtaiset tiedot.
Ilmoittautuminen (RSVP) Ole selkeä siitä, milloin sinun viimeistään täytyy tietää, pääsevätkö vieraasi paikalle vai eivät. Lisää hieman aikamarginaalia, jotta ehdit ilmoittaa toimittajillesi ajoissa. Monet veloittavat lisämaksuja myöhäisistä muutoksista tai peruutuksista, joten ole selkeä määräaikojen suhteen välttääksesi tarpeettomia kustannuksia.
Haluamme myös suositella työkaluamme Event Logic. Siellä voit helposti luoda kutsuja tapahtumaasi, kutsua vieraita, nähdä ketkä osallistuvat ja onko heillä erityistoiveita. Tietysti voit myös suunnitella koko tapahtumasi alusta loppuun. Kokeile itse! Se on täysin maksuton.
