Saasti 130 000 kruunua konferenssikuluissa - Kuinka paljon voit saastaa Event Logicilla?

Äskettäin eräällä Event Logicin käyttäjällä oli tarjouspyyntö kaksipäiväistä konferenssia varten 70 hengelle ennalta määrätyssä hotellissa Tukholmassa. "Miksi vain yksi tarjous?" kysyimme ja kannustimme käyttäjää pyytämään useampia hintaehdotuksia muilta vastaavanlaisilta toimijoilta. Käyttäjä kirjautui uudelleen sisään ja pyysi tarjoukset kolmelta lisähotellilta samassa kategoriassa muutamalla klikkauksella. Kun toimittajat olivat vastanneet, Event Logic -alusta kokosi tarjousaineiston helpoksi vertailuksi, ja yllättävää kyllä, ensimmäinen ja ennalta määrätty hotelli oli peräti 130 000 kruunua kalliimpi kuin yksi muista vaihtoehdoista. Minkä hotellin sinä olisit valinnut?

Ei ole mikään uutinen, että tapahtumasuunnittelijoilla on monia haasteita, jotka tekevät työstä vaikeaa, aikaa vievää ja ennen kaikkea KALLISTA. Yllä olevan kaltaiset tarinat eivät ole lainkaan harvinaisia eivätkä yllätä meitä. Hankintojen tekeminen, oikean toimittajan löytäminen oikeaan hintaan ja erilaisten tarjousten vertailu on ehkä suurin haaste, jonka tapahtumasuunnittelijat kohtaavat. Aika kuluu usein nopeasti, ja kustannusten kanssa yhdessä kustannustietoisia valintoja tehdään harvoin.

Tehokkaammat työskentelytavat ja suurempi varmuus

Aloitimme Event Logicin kehittämisen tapahtumasuunnittelijan haasteet mielessämme ja havaitsimme matkan varrella useita mahdollisuuksia työskennellä tehokkaammin ja edullisemmin. Useamman kuin yhden tarjouksen pyytäminen voi tuoda uskomattomia eroja hintaan, mutta haaste liittyy myös budjetin ja kokonaiskulutuksen hallintaan.

Tiedämme, että yritysten ja organisaatioiden tapahtumien, kokousten ja konferenssien vuosibudjettien hallinnassa on suuria pimeitä lukuja. Usein tapahtuman jälkeen saapuu monia laskuja eri toimittajilta, joita ei ehditä tarkastaa. Peräti 30 % näistä laskuista on virheellisiä, yleensä kokonaissumma on korkeampi kuin sovittu. Kyllästyimme tähän ongelmaan ja kokosimme kaikki varaukset ja laskutustyön Event Logic -alustalle.

Kun varaat Event Logicin kautta, kaikki varaukset kootaan yhteen paikkaan ja kustannuksesi kootaan selkeään raporttiin, joka on helppo tarkistaa. Tämä tarkoittaa, että saat selkeän kuvan siitä, mikä maksaa mitä, ja maksat oikeudenmukaisen hinnan käyttämistäsi toimittajista ja palveluista. Nykyään voimme ylpeänä kertoa menestystarinoita, kuten alussa esittelimme, joissa tuhansia kruunuja on säästetty tehokkaammalla suunnittelutyöllä.

Enemmän kuin hankintaväline

Event Logicissa ei ole kyse vain hintojen vertailusta ja neuvottelusta. Kun olet päättänyt tehdä varauksen, voit helposti hallita kaikkia suunnittelusi osa-alueita suoraan alustallamme, kuten viestintää kollegoiden kanssa ja osallistujahallintaa kutsuineen ja ilmoittautumisineen. Olemme yksinkertaisesti koonneet kaikki työkalut, jotka itse kaipasimme omassa suunnittelussamme.

Event Logicin avulla löydät budjettiisi ja tarpeisiisi parhaiten sopivat toimittajat, teet kustannustietoisia valintoja ja saat kokonaiskuvan siitä, mistä maksat. Säästät aikaa, rahaa ja kärsivällisyyttä, joten voit keskittyä tärkeimpään - tapahtumaasi!

Jos et ole vielä luonut tiliä, tee se muutamassa sekunnissa täällä! Event Logic on täysin ilmainen sinulle varaajana, ja olemme varmoja, että työskentelet tehokkaammin ja hallitset kustannuksiasi paremmin.