Liberalerna Event Logicista: "Aikaa säästävää ja helppoa hallita!"

Kun poliittinen puolue Liberalerna kokoontuu konferenssi- tai koulutusmuodossa, kokoontumisten valmistelu ja varaus tapahtuu tyypillisesti projektipäällikkö Rebecka Kvartin toimesta. Viimeisten kahden vuoden aikana lähes kaikki ulkoiset tapahtumat on varattu Event Logicin kautta. Tässä artikkelissa selvitämme, mitkä haasteet edelsivät puolueen päätöstä yhteistyöstä Event Logicin kanssa, mitkä hyödyt on tähän mennessä tunnistettu, sekä mitä yhteistyöltä toivotaan tulevaisuudessa.

Liberalernan haaste

Suuri henkilöriippuvuus:

"Kun katsomme, miten aiemmin hoidimme varauksia, eli suoralla yhteydellä toimittajiin lukuisissa sähköpostiketjuissa, voisimme odottaa suurta haastetta, jos vastuuhenkilö lähtisi. Sellaisessa tilanteessa seuraajan tulisi hoitaa erittäin aikaa vievä tehtävä kerätä ja koota kirjeenvaihtoa eri ketjuista ja alustoista," pohtii Rebecka Kvart.

Aikaa vievää ja vaikeaa hallita:

Vaikka vastuuhenkilö pysyisi samana, Rebecka Kvart kuvailee, miten puolueen aiempi tapa varata ulkoisia konferensseja vei kohtuuttoman suuren osan hänen työajastaan. Eri tietojen toimittaminen eri tahoille, eri ajankohtina, eri kanavissa on yleinen mutta harvoin tehokas tapa hallita kokouksia ja konferensseja. Kun tuo oivallus iski Liberalernaan, he päättivät jättää tämän lähestymistavan taakseen ja aloittaa uudelleen Event Logicin kanssa.

Näin Liberalerna käyttää Event Logicia

Tällä hetkellä Liberalerna varaa lähes kaikki ulkoiset kokoontumisensa Event Logicin kautta, olipa kyse koulutuksista, konferensseista tai johtoryhmän kokouksista. Poikkeuksena ovat toistaiseksi olleet suurimmat kongressit, joissa on ollut jopa 700 osallistujaa. Ne on hankittu ja varattu Event Logicin ulkopuolella, mutta kun olosuhteet lopulta sallivat seuraavan kongressin järjestämisen, paljon viittaa siihen, että sekin hoidetaan Event Logicin kautta.

"Meillä on aiemmin ollut ajatus, että haluamme kilpailuttaa useampaa kuin neljää toimittajaa, ja siksi valitsimme muita lähestymistapoja kuin Event Logicin suurimpiin kongresseihimme. Mutta niin laaja hankintaprosessi on harvoin toteutunut käytännössä. Tästä syystä tulemme todennäköisesti käyttämään Event Logicia myös näihin kokoontumisiin jatkossa," kertoo Rebecka Kvart.

Yhteistyön tulokset ja ajatuksia tulevasta

Kysyttäessä, mitä tuloksia ja vaikutuksia voidaan tähän mennessä yhdistää Liberalernan ja Event Logicin yhteistyöhön, Rebecka Kvart nostaa esiin kaksi asiaa: ajankäytön tehokkuus ja hallittavuus.

"Kyllä, ehdottomasti. Se, että toimittajien vertailu, kaikkien tärkeiden kohtien lisääminen ja kokonaisuuden hallinta on niin sujuvaa, tarkoittaa että saamme paremman hallinnan sekä kustannuksiin että tarvittaviin toimenpiteisiin, vähemmällä työmäärällä."

Kun keskustelu siirtyy yhteistyön tulevaisuuden mahdollisuuksiin ja haasteisiin, sävy on edelleen positiivinen.

"Kaikki voi tietysti aina parantua, mutta Event Logic toimii tällä hetkellä juuri niin kuin haluammekin sen toimivan. Odotamme siksi innolla valitulla tiellä jatkamista ja alustan käyttöä koulutusten, konferenssien, kongressien ja vastaavien yhteydessä, heti kun niitä voidaan taas järjestää," päättää Rebecka Kvart.

Me Event Logicilla olemme erittäin ylpeitä siitä luottamuksesta, jonka Liberalerna osoittaa meille käyttämällä alustaamme. Tavoitteenamme on jatkaa tapahtuma-alan muuttamista rakentavan yhteistyön kautta kaikkien kumppaneidemme kanssa.

Jos et vielä työskentele Event Logicissa, klikkaa tästä saadaksesi lisätietoja. Otamme mielellämme sinuun yhteyttä, jos haluat demon tai lisätietoja.

Aiempi asiakascase: Anticimexin suuri varaushaaste!