Lääkeyhtiön arvokkaat hybridiopit
Event Logic
He olivat suunnitelleet suurta tapahtumaansa noin 15 kuukautta. Tilat oli varattu, puhujat kutsuttu ja "D-päivä" lähestyi hurjaa vauhtia. Ja juuri kun tunne siitä, että kaikki on hallinnassa, alkoi asettua, iski jo surullisen kuuluisa "toinen aalto" täydellä voimalla.
Kokous oli erittäin tärkeä yritykselle, ja vaikka mahdollisuudet toteuttaa se valittuna päivänä näyttivät hetken aikaa lähes olemattomilta, ajatus perumisesta ei houkutellut. Sen sijaan suuntaa muutettiin nopeasti ja tähtäin asetettiin suurelta osin digitaaliseen tapahtumaan, mikä lopulta — yhteistyössä meidän Event Logicin kanssa — oli juuri se, mitä toteutettiin. Alla asiakas kertoo pohdinnoistaan ja opeistaan kokoontumisesta, joka pidettiin noin kaksi kuukautta sitten:
"Siitä mikä oli tarkoitus olla fyysinen kokous, tuli suurimmaksi osaksi digitaalinen tarina. Joten ruoan ja maskien sijaan keskityttiin täysin kaapeleihin, näyttöihin ja wifi-yhteyksiin. Päätimme varhain tehdä parhaamme yhdistääksemme kaikki langat ja tehdäksemme tästä suuresta kokouksesta onnistuneen digitaalisessa muodossa. Tärkeintä on luonnollisesti se arvo, jonka toimitamme asiakkaillemme," sanoo lääkeyhtiön edustaja.
Kerro lyhyesti kokouksesta:
"Meillä oli yhteensä seitsemän puhujaa, jotka lähettivät kolmesta eri paikasta. Ilman suurempia ongelmia pystyimme tavoittamaan noin 120 henkilöä puhujiemme jakamalla tiedolla. Itse asiassa tavoitimme huomattavasti enemmän ihmisiä tällä tavalla kuin olisimme tavoittaneet, jos tapahtuma olisi järjestetty alkuperäisen suunnitelman mukaan."
Miten näette Event Logicin roolin tässä yhteydessä?
"Erittäin positiivisesti! Jos jokin on leimannut tätä tapahtumaa, se on mukautuvuus. Meidän on täytynyt olla äärimmäisen joustavia, ja mahdollisuus nopeasti ja sujuvasti päivittää ja muuttaa kaikkea mitä tarvitsimme matkan varrella, on ollut erittäin arvokasta. Lisäksi haluan korostaa, että saimme todella hyvää apua — kun oli kaikkein kiireisintä, kaikki viestintä asianomaisten hotellien ja vastaavien kanssa hoidettiin Event Logicin alustan kautta Event Logicin avulla, ja saatoimme luottaa siihen, että kaikki tarvitsemamme tieto oli aina saatavilla. Lopuksi koontilaskutus oli erittäin positiivinen kokemus. Se luonnollisesti helpottaa meitä saada yksi, eikä useita laskuja tällaisen tapahtuman jälkeen. Olemme erittäin tyytyväisiä, että tämä mahdollistettiin Event Logicin avulla."
Jälkikäteen: mitkä ovat tärkeimmät oppinne kokouksesta?
"Tekniikka on luonnollisesti erittäin tärkeää tällaisessa yhteydessä — siitä ei pääse yli. Tällä kertaa otimme ulkopuolista apua teknisiin asioihin. Kokonaisuuden toimimiseksi on lähes välttämätöntä ottaa jonkinlaista apua. Mutta on tärkeää löytää oikeat kumppanit yhteistyöhön ja saada apua oikeisiin asioihin. Voi kestää pari kertaa ennen kuin löytää täysin oikeat ratkaisut näissä kysymyksissä — se on hyväksyttävä. Joten sen sijaan, että osoittaisin jotain tiettyä, haluan korostaa, että kokemus, joka meillä nyt on, tekee meistä paremmin varustautuneita seuraavalle kerralle, kaiken kaikkiaan. Sen lisäksi voin mainita selkeän roolijaon tärkeyden, myös sisäisesti. Se on tietysti tiimityötä, mutta jonkun on oltava viime kädessä vastuussa ja delegoitava tehtäviä siitä roolista käsin — muuten on riski, että asiat menevät sekaisin."
Lopuksi, mitä vinkkejä teillä on muille organisaatioille, jotka suunnittelevat vastaavia tapahtumia?
"Osittain se, mitä jo mainitsin, kuten sen varmistaminen, että joku todella pitää langat käsissään ja kantaa päävastuun sisäisesti. Mutta myös se, että tarvittaessa ulkoiset yhteistyökumppanit valitaan suurella huolella. Sen lisäksi suosittelen panostamaan tiloihin ja paikkoihin, joista lähetykset tapahtuvat. Kysykää itseltänne, miltä se todella näyttää osallistujien silmin. Henkilö, joka istuu suorassa tuolilla ja puhuu, muuttuu — sisällöstä riippumatta — tylsäksi nopeammin kuin joku, joka 'saa hieman apua' ympäröivästä miljööstä. Aivan lopuksi suosittelemme, että jokaisessa lähetyspaikassa on vähintään yksi edustaja omasta organisaatiosta. Riippumatta siitä kuinka huolellisia valmistelut ovat olleet, mahdollisuus siihen, että kaikki menee täydellisesti, on melko pieni. Ja jos ongelma ilmenee, se on todennäköisesti paljon helpompi ratkaista, jos paikalla on joku, joka on ollut mukana valmisteluissa ja tuntee kokouksen tavoitteet ja tarkoituksen hyvin."
Harkitsetteko hybridiaktiviteettia? Klikkaa tästä, niin autamme teitä!
