Event Logic vinkkaa – Huomioitavaa ennen seuraavan tapahtuman suunnittelua

Jos työskentelet tapahtumien suunnittelun ja järjestämisen parissa, tiedät että on äärimmäisen naivia uskoa kaiken menevän suunnitelmien mukaan. Päinvastoin, tilanteet muuttuvat nopeasti ja vaativat nopeaa ajattelua ja toimintaa. Tiedämme, että kaikki perustuu perusteelliseen työhön alusta alkaen, ja olemme siksi listanneet muutamia asioita, joista voitte lähteä liikkeelle suunnitellessanne seuraavaa tapahtumaanne.

Priorisoi alusta alkaen Kun aloitat suunnittelun, suosittelemme aloittamaan oikeasta päästä – älä ala näpertää menujen, kilpailujen tai istumajärjestyksen parissa, vaan varmista ensin, että suuret palaset ovat paikoillaan. Kaiken muun pystyt tavalla tai toisella ratkaisemaan pienellä luovuudella. Varmista myös, että budjetti on vahvistettu, ja tee alustava suunnitelma realistisen tavoitteen luomiseksi.

Varmista tavoitteet Muotoile, miksi suunnittelette tapahtumaa ja mitä haluatte saada siitä irti. Näin varmistat, että suunnittelet tapahtuman tarkoituksen ja tavoitteiden pohjalta. Pitämällä tämä aina mielessä voit helpommin konkretisoida tapahtuman vision – muuten suunnittelu voi hajautua, sillä mahdollisuudet ovat rajattomat tapahtumaa suunniteltaessa.

Riskianalyysi – Paras vakuutuksesi onnistuneen tapahtuman puolesta Ehkä ja toivottavasti et tarvitse sitä, mutta se on vähän kuin vakuutus – jos jokin menee pieleen, olet äärettömän kiitollinen tehdystä työstä. Käy aikataulunne läpi tunti tunnilta ja kirjaa ratkaisuja sitä mukaa kun mahdollisia esteitä ilmaantuu. Vinkkinä on myös pitää aina mukana erilaisia tarvikkeita, joita saatat tarvita jos jokin menee rikki, kuten teippiä, saksia tai liimapistoolia.

Suunnittele työnne Yleinen sudenkuoppa tapahtumaa suunniteltaessa on selkeän strategian puuttuminen siitä, miten työskennellään, viestitään tai jaetaan tehtäviä. Hyvä idea voi olla tarkistaa, mitä digitaalisia apuvälineitä markkinoilla on tarjolla, kuten suunnittelutyökaluja, joihin voitte koota kaiken tapahtumaan liittyvän tiedon ja viestinnän yhteen paikkaan. Muuten ei ole harvinaista, että lopulta istutaan kymmenkunta eri tehtävälistaa edessä ja joko tehdään kaksinkertainen työ tai unohdetaan jotain viestinnän pettäessä. Event Logic on ilmainen työkalu tapahtumien hankintaan, suunnitteluun ja hallintaan. Luo tili osoitteessa eventlogic.se

Luo tilaa Pohjimmiltaan tässä kaikessa on kyse tehokkaasta työskentelystä, jotta vapautetaan mahdollisimman paljon aikaa sen pienen ekstra tarjoamiseen. Kun kaikki on hallinnassa, voit ennen tapahtumaa käyttää aikaa ja luovuutta lisäyllätyksiin mieleenpainuvan tapahtuman luomiseksi – ja stressillä on todistetusti huono vaikutus luovuuteen.

Onnea matkaan!