Apua, tapahtumabudjetti ei riita!
Event Logic
Rajoittamaton tapahtumabudjetti on harvojen etuoikeus, ja pikemminkin "more for less" on useimpien yritysten mantra tanaan. Mutta ala huoli - pienempi tapahtumabudjetti ei tarkoita huonompaa tapahtumaa. Kuten useimmissa tapauksissa, kyse on enimmakseen hyvasta suunnittelusta ja tietenkin mahdollisimman aikaisesta liikkeellelahdosta.
Tapahtuman lapikayminen alusta loppuun ja sen miettiminen, mika on tarkeaa saavuttaa, on hyva lahtokohta kaikelle suunnittelulle. Silloin sinulla on myos mahdollisuus verrata useampia vaihtoehtoja tapahtumasi jokaiselle osalle, mika monissa tapauksissa voi olla avain hyvin harkittuun ja edulliseen tapahtumaan.
Mutta. Joskus tulee kiire eika ole aikaa neuvotella toimittajien kanssa, verrata useita vaihtoehtoja tai mahdollisuutta joustaa toimeksiantajan toiveista. Ja joskus sinun ehka odotetaan olevan taikuri ja kokoavan lahes mahdottoman toimeksiannon! Jos tama on tilanteesi, tassa muutama konkreettinen vinkki siihen, miten voit nopeasti karsia kustannuksia tapahtumabudjetistasi.
1. Jarjesta konferenssi tai tapahtuma pienemmalla paikkakunnalla. Muista kuitenkin, etta saatat joutua varaamaan budjetissa kuljetukseen. Jos osallistujien taytyy matkustaa tapahtumaasi, lahella on oltava lentokentta tai rautatieasema kohtuullisen matkan paassa.
2. Panosta paivakonferenssiin ja jata yopyminen pois. Yopyminen antaa osallistujille mahdollisuuden tavata rennommissa tunnelmissa illalla, ja voit usein olla joustavampi illallisen tai aktiviteettien ajankohtien suhteen (mika itsessaan voi helpottaa ja halventa kustannustehokkaan tapahtuman jarjestamista), mutta muutoin voit leikata budjetista merkittavasti rajoittamalla tapahtuman paivaikaan.
3. Jos tarvitset majoitusta, kahden hengen huoneet yhden hengen huoneiden sijaan voivat olla vaihtoehto. Joillakin yrityksilla on kaytanto, ettei osallistujat jaa huonetta, mutta muutoin se voi usein pitaa kustannukset kurissa suuremmissa ryhmissa.
4. Tutki vaihtoehtoisia tiloja. Kalliiden kokoustilojen vuokraamisen sijaan on monia muita vaihtoehtoja, kuten kylatalot ja kerhotilat, joita voi usein vuokrata edullisemmin. Pienemmille ryhmille voi katsoa majatalojen ja vierastalojen vuokrausta. Jos olet ajoissa liikkeella tai jarjestat tapahtuman sesongin ulkopuolella, voit usein saada koko paikan kayttoon hyvaan hintaan.
5. Jos voit olla joustava paivamaarien suhteen, on usein helpompi neuvotella konferenssihotellien ja vastaavien kanssa. Valta asettamasta tapahtumaasi juhlapyhien ja koululomien yhteyteen mahdollisuuksien mukaan. Kysy esimerkiksi hotellilta, voivatko he ehdottaa paivamaaraa, jolloin he voivat tarjota hyvan hinnan.
6. Rajoita alkoholinkulutusta. Vaihtoehto voi olla asettaa tapahtumalle paattymisaika, jonka jalkeen kukin osallistuja vastaa itse kulutuksestaan (vapaa-aika).
On tarkeaa olla selkea toimeksiantajalle edellytyksista. Tietoisuus siita, miten rajallinen tapahtumabudjetti vaikuttaa tapahtuman jarjestelyihin, auttaa sinua toimittamaan tapahtuman, joka vastaa ja ehka ylittaa odotukset. Jos grillaus sisapihalla on se, mista puhutaan, taytaat odotukset kunhan kaikki tiesivat, etta grillaus oli agendalla. Erityisesti jos sinulla on ryhma, joka on ehka tottunut hienompaan tapahtumaan.
Sitten on tietenkin mahdollisuus ehtiä verrata toimittajia, olla taikuri ja koota hauskoja kokonaisuuksia - rajallisesta ajasta huolimatta. Kutsumme ratkaisua nimella Event Logic, ja se on taysin ilmainen. Ota meihin yhteytta niin autamme sinut alkuun!
