Aika jarjestaa kesajuhlat?

Onnittelut - kesajuhlien jarjestaminen kollegoille on hauska projekti, joka varmasti tulee olemaan seka onnistunut etta arvostettu. Mutta kuten kaikissa projekteissa, ero hyvan ja fantastisen lopputuloksen valilla riippuu siita, kuinka hyvin suunnittelet ja organisoit tyosi.

Suosittelemme, etta mietit ensiksi mika on tapahtumasi tavoite. Kesajuhlien tavoite ei ehka ole mitattavissa ROI:na (return on investment) samalla tavalla kuin asiakastapahtumassa, mutta on muita pehmeampia arvoja tai tavoitteita, jotka voi olla hyva varmistaa toimeksiantajaltasi; esimerkiksi yrityksen johdolta tai henkilostoosastolta. Se voi olla mukava ja hauska paatos ennen lomia, palkinto poikkeuksellisesta tyopanoksesta tai yksinkertaisesti rento illallinen tiimin kokoamiseksi.

Kun tiedat kesajuhliesi tavoitteen, on aika aloittaa suunnittelu! Hyva tapa ajatella on nahda tapahtumasi palapelinä. Lahde tyhjalta paperilta ja tayta se palasilla - yksi pala tapahtumapaikalle, yksi pala ruualle ja juomalle, yksi pala aktiviteetille, yksi pala kuljetukselle jne.

Kun olet asetellut palapelinsa, on aika priorisoida - mika palapelin pala on tarkein kokonaisuuden onnistumiselle?

Suosittelemme aloittamaan paikasta/tilasta ja tietenkin asettamaan paivamaaran. Ennen kuin aloitat soittelun toimittajille, sinulla taytyy olla vastaukset seuraaviin:

• PAIVAMAARA: Varmista, etta sinulla on vahintaan kolme eri paivamaaraa - ja mieluiten eri viikonpaivina - vertailtavana; hinta voi vaihdella merkittavasti viikonpaivan ja ajankohdan mukaan. Mita joustavampi olet, sita helpompi ratkaisu loytaa nopeasti.
• AIKA: Houkuttelevat ajankohdat, kuten lounas klo 12 tai illallinen klo 18 tai 19, tayttyvat usein nopeasti. Voisitko harkita vaihtoehtoista aikaa - myohaisempaa lounasta tai aikaisempaa illallista esimerkiksi?
• BUDJETTI: Varmista, etta maksimibudjettisi on maaritetty, mutta myos maksmikustannus per henkilo. Riippuen valitsemastasi toimittajasta, jokaisen palapelin palan kustannusta voidaan saataa. Tee arvio siita, mita kukin osa saa enintaan maksaa.
• LOGISTIIKKA/KULJETUS: Kuinka pitkalle voit kuvitella osallistujien matkustavan? Lahelle tyopaikkaa vai kauemmas? Tarvitseeko sinun jarjestaa kuljetus, vai haluavatko osallistujat ajaa omilla autoillaan? Onko parkkipaikkoja? Mahdollisuus osallistujille ehtiä julkiseen liikenteeseen - viimeinen juna/bussi/metro kotiin jne.

Jos kesajuhliisi tarvitaan kuljetus, se taytyy sisallyttaa budjettiin. Taalta loydat vinkkeja siita, miten kuljetuksesta tehdaan ainutlaatuinen osa kesajuhlanne.

Heti kun palapelisi on kasassa, on korkea aika tiedottaa kollegoita juhlien paivamaarasta, jotta he varaavat kalenterinsa. Jos kaikki yksityiskohdat eivat ole viela selvillä, riittaa etta lahetat save-the-date-viestin ja taydennat tietoja myohemmin. Onnea matkaan!

PS. Jos tuntuu hieman ylivoimaiselta paitsi suunnitella tapahtumasi, myos pitaa kirjaa kaikista maarajoista, viestiä muutoksista seka osallistujille etta toimittajille (tiedamme miten se menee - joku unohtaa mainita paahkinaallergiasta, etta keltainen vari aiheuttaa pahoinvointia tai etta he saapuvat vasta paaruualle), ilmoittaa esihenkilollesi etta budjetti nayttaa ylittavan, ja kaikesta muusta, halusimme vain mainita kehittamamme suunnittelutyokalun, joka yksinkertaisesti auttaa sinua pitamaan kirjaa aivan kaikesta.

Hyvasti taulukkolaskennat ja hyvasti unettomat yot. Lue lisaa siita, miten voit helpottaa seuraavaa konferenssia, kick-offia tai kesajuhlaa suunnittelutyokalu Event Logicilla tai laheta meille sahkopostia niin autamme sinut alkuun. Se on taysin ilmaista.

Ystavallisin terveisin, Event Logic