Pa tide a fikse sommerfest?

Gratulerer - a fikse en sommerfest for kollegaene er et morsomt prosjekt som med all sikkerhet vil bli bade vellykket og verdsatt. Men som med alle prosjekter vil forskjellen mellom et godt og et fantastisk resultat avhenge av hvor godt du planlegger og organiserer arbeidet ditt.

Vi anbefaler at du forst og fremst tenker over hva som er malsettingen med arrangementet ditt. For en sommerfest er kanskje ikke malsettingen malbar i ROI (return on investment) pa samme mate som med et kundearrangement, men det finnes andre mykere verdier eller mal som kan vaere lurt a avklare med oppdragsgiveren din; for eksempel selskapets ledelse eller personalavdelingen. Det kan vaere en fin og morsom avslutning for ferien, en belonning for en ekstraordinaer innsats, eller rett og slett en enklere middag for a samle teamet.

Nar du vet hva malsettingen er med sommerfesten din, er det pa tide a sette i gang planleggingen! En god mate a tenke pa er a se arrangementet ditt som et puslespill. Ga ut fra et blankt ark og fyll det med brikker - en brikke for stedet der arrangementet skal finne sted, en brikke for mat og drikke, en brikke for aktivitet, en brikke for transport osv.

Nar du har lagt puslespillet ditt, er det pa tide a prioritere - hvilken brikke er viktigst for at hele puslespillet skal ga opp?

Vi anbefaler at du begynner med sted/lokale, og selvsagt setter en dato. For du begynner a ringe rundt til leverandorer, ma du sorge for a ha svar pa folgende:

• DATO: Sorg for a ha minst tre ulike datoer - og gjerne ulike ukedager - a sammenligne; det kan variere kraftig i pris avhengig av ukedag og tid. Jo mer fleksibilitet du har, desto lettere vil det vaere a finne en losning raskt.
• TID: Attraktive tider, f.eks. lunsj kl. 12 eller middag kl. 18 eller 19, pleier raskt a bli fullbooket. Kan du tenke deg a finne en alternativ tid - en senere lunsj eller tidligere middag, for eksempel?
• BUDSJETT: Sorg for a ha maksbudsjettet ditt fastsatt, men ogsa maksimalkostnad per person. Avhengig av hvilken leverandor du velger, kan kostnaden for hver brikke i arrangementet ditt justeres. Gjor et overslag pa hva hver del maks far koste.
• LOGISTIKK/TRANSPORT: Hvor langt kan du tenke deg at deltakerne ma transporteres? Naer arbeidsplassen eller lenger bort? Ma du ordne transport, eller vil deltakerne kjore egen bil? Finnes det parkeringsmuligheter? Mulighet for deltakere a rekke kollektivtransport - siste tog/buss/t-bane hjem osv.

Trengs transport til og fra sommerfesten din, ma du inkludere det i budsjettet. Her kan du finne tips om hvordan du gjor transporten til noe unikt under sommerfesten.

Sa snart du har lagt puslespillet ditt, er det pa hoy tid a informere kollegaene dine om hvilken dag festen vil finne sted, sa de blokkerer kalenderne sine. Har du ikke alle detaljene pa plass, holder det med a sende ut en save-the-date, og supplere med mer informasjon nar du har mer a dele. Lykke til!

PS. Hvis du synes det virker litt overveldende a ikke bare planlegge arrangementet ditt, men ogsa holde oversikt over alle frister, kommunisere endringer til bade deltakere og leverandorer (vi vet hvordan det er - noen glemmer a si fra at de ikke taler notter, at de blir darlige av fargen gul, eller at de forst kommer til hovedretten), informere sjefen din om at budsjettet ser ut til a strekke seg, og alt det der, sa ville vi bare tipse om et planleggingsverktoy vi har utviklet, som rett og slett hjelper deg a ha oversikt over absolutt alt.

Ha det bra Excel-lister og ha det bra sovnlose netter. Les mer om hvordan du kan forenkle neste konferanse, kickoff eller sommerfest med planleggingsverktoyet Event Logic eller send oss en e-post sa sorger vi for at du kommer i gang. Det er helt gratis.

Med vennlig hilsen, Event Logic