Maksimer avkastningen på neste konferanse
Event Logic
Ved å være strukturert og jobbe etter en tydelig plan vil dere kunne maksimere avkastningen på neste konferanse. Du vil spare tid i planleggingsfasen, men også oppnå uventede forbedringer i selve gjennomføringen og oppsummeringen av konferansen. Vårt tips er å planlegge konferansen ut fra fire fokusområder – les mer om dem nedenfor.
Det praktiske Sjekk av alt praktisk før du begynner, som lokale, mat og overnatting. Et miljøskifte er å anbefale, da det beviselig fremmer den kreative hjernen. Å sørge for at det finnes penner, tilgang til lading av datamaskiner og at all teknikk fungerer uten problemer, er et must. En konferanse har som regel til hensikt å ta opp en rekke fokusspørsmål, og man sørger for å sette av tid til utelukkende å vie seg til dette. Samme prioriteringsrekkefølge bør du ha i selve planleggingen. Hadde formålet vært å arrangere en kick-off eller lignende, ville trolig prioriteringsrekkefølgen vært annerledes, men i dette tilfellet ligger ikke hovedfokus utelukkende på opplevelser og underholdning.
Mål med konferansen Sett opp en rekke mål for konferansen og ordne dem etter prioritering. Velg med omhu og sørg for ikke å fylle tiden med å krysse av det som ligger nærmest på agendaen, men prøv i stedet å tenke langsiktig. Hvilke spørsmål kan dere like gjerne ta på mandagsmøtet, og hvilke bør tas opp på konferansen?
Prøv å vurdere hvor realistisk det er at dere kan komme til bunns i saken på stedet, og hvilken informasjon eller annet dere vil trenge tilgang til for å få validitet i teoriene og ideene deres. Sørg også for at alle deltakere har alt materiale de trenger for å være godt forberedt til konferansen. Lag workshops og vær kreativ med hvordan dere skal bryte gamle tankemønstre, og sørg for å ha en agenda over dagene klar. Det gjør at dere ikke risikerer å gå for dypt inn i noe unødvendig lenge og skaper en følelse av hastverk.
Presenter og gjennomfør resultater Vær strukturert fra starten og tenk over hvordan du ville presentert resultatet av konferansen for en ekstern person. På den måten får du et bilde av hvilke data eller informasjon du trenger å samle inn, eller hvilke spørsmål du trenger å få svar på for å kunne konkretisere resultatet av konferansen. Det finnes i dag mange digitale løsninger for å kunne maksimere og effektivisere dette.
Motiver og inspirer En konferanse har ofte som mål å motivere og inspirere en gruppe mennesker til med full kraft å jobbe mot samme mål. Sørg for ikke å være gjerrig og bare se på hvilke spørsmål du kan få svar på. Sørg for å legge et langsiktig grunnlag ved at medarbeiderne dine føler seg motiverte, inspirerte og ikke minst verdsatte. Du vil få et engasjert lag, noe som er den største suksessoppskriften en konferanse kan ha.
Lykke til! /Event Logic
