Legemiddelselskapets verdifulle hybridlærdommer

De hadde planlagt sitt store arrangement i omtrent 15 måneder. Lokaler var booket, talere invitert og «Dagen D» nærmet seg med stormskritt. Og akkurat da følelsen av å ha kontroll begynte å innfinne seg, slo den etter hvert beryktede «andre bølgen» til med full kraft.

Møtet var av svært stor betydning for selskapet, og til tross for at mulighetene for å kunne gjennomføre på valgt dato så nærmest umulige ut en stund, fristet tanken på å måtte avlyse lite. I stedet styrte man raskt om kursen og siktet seg inn på et i stor grad digitalt arrangement, noe som etter hvert — i samarbeid med oss i Event Logic — var akkurat det som ble gjennomført. Nedenfor deler kunden sine refleksjoner og lærdommer fra sammenkomsten som fant sted for omtrent to måneder siden:

«Det som skulle ha blitt et fysisk møte ble en i hovedsak digital historie. Så i stedet for mat og munnbind ble det fullt fokus på kabler, skjermer og wifi-tilkobling. Vi bestemte oss tidlig for å gjøre vårt ytterste for å knytte sammen alle tråder og få dette store møtet til å bli vellykket, i digitalt format. Av størst betydning er naturligvis den verdien vi leverer til våre kunder», sier en representant for legemiddelselskapet.

Fortell kort om møtet:

«Vi hadde totalt syv talere, som sendte fra tre ulike steder. Uten større problemer kunne vi nå omtrent 120 personer med den informasjonen våre talere hadde å dele. Faktum er at vi nådde betydelig flere på den måten møtet ble holdt enn det vi ville gjort om det hadde blitt som vi opprinnelig hadde tenkt.»

Hvordan ser dere på Event Logics rolle i sammenhengen?

«Svært positivt! Er det noe som har kjennetegnet dette eventet, er det endringsvillighet. Vi har måttet være ekstremt fleksible, og muligheten til raskt og smidig å oppdatere og endre alt vi trengte å justere underveis har vært veldig verdifull. Dessuten vil jeg understreke at vi fikk veldig god hjelp — da det var som mest stressende, ble all kommunikasjon med berørte hoteller og lignende håndtert via Event Logics plattform med hjelp fra Event Logic, og vi kunne stole på at alt vi trengte å vite hele tiden var tilgjengelig. Til slutt var samlingsfaktureringen en svært positiv opplevelse. Det gjør det naturligvis enklere for oss å motta én, snarere enn flere fakturaer etter et slikt arrangement. At dette ble muliggjort med Event Logics hjelp er vi veldig fornøyde med.»

I ettertid: hva er de fremste lærdommene deres fra møtet?

«Teknologien er naturligvis svært viktig i en slik sammenheng, det er det ingen vei utenom. Denne gangen fikk vi ekstern hjelp med de tekniske bitene. For å få helheten til å fungere er det nesten uunngåelig å ta noen form for hjelp. Men det gjelder å finne de rette aktørene å samarbeide med, og å ta hjelp med de rette tingene. Det tar kanskje et par forsøk før man finner helt rett i disse spørsmålene — det får man tolerere. Så snarere enn å peke på noe spesifikt, vil jeg fremheve at den erfaringen vi nå har gjør at vi står bedre rustet til neste gang, alt tatt i betraktning. Utover det kan jeg nevne viktigheten av tydelig rollefordeling, også internt. Det er selvfølgelig et lagarbeid, men noen må være ytterst ansvarlig og fra den rollen delegere oppgaver — ellers risikerer det å bli rotete.»

Til slutt, hva har dere av tips til andre virksomheter som planlegger lignende arrangementer?

«Dels det jeg allerede har nevnt, som å sikre at noen virkelig holder i taktpinnen og bærer hovedansvaret internt. Men også å, ved behov, velge eksterne samarbeidspartnere med stor omhu. Utover det vil jeg tipse om å legge litt krut på lokalene og stedene der sendingene finner sted. Spør dere hvordan det faktisk ser ut for deltakerne. En person som sitter rett opp og ned på en stol og snakker, blir — nesten uavhengig av innhold — kjedelig raskere enn noen som «får litt hjelp» av det omgivende miljøet. Aller sist kan vi anbefale alle å ha minst én representant fra egen organisasjon på hver plass der det skal sendes. Uansett hvor omsorgsfulle forberedelser som har gått forut for et møte, er sjansen for at alt går helt perfekt ganske liten. Og hvis et problem oppstår, er det antagelig mye lettere å løse hvis noen som har vært del av forberedelsene og er godt kjent med møtets mål og mening er til stede.»

Her kan du lese mer om ulike digitale aktiviteter som kan anskaffes via Event Logics plattform.

Vurderer dere en hybridaktivitet? Klikk her, så hjelper vi dere!