Innkjop av arrangementer - Smart og effektivt!
Event Logic
En av de viktigste delene nar du skal innhente tilbud pa arrangement, konferanse eller mote, er a finne et godt utvalg av leverandorer a sporsmale. I tillegg til a kunne tilby det du ettersporr, enten det er en aktivitet, middag eller overnatting, skal leverandoren ogsa kunne tilby en pris som samsvarer med dine forventninger. Ofte er det nettopp prisen som blir den avgjorende faktoren nar du skal anskaffe et arrangement.
A fole tillit til leverandoren sin er ogsa en nokkelfaktor. Hvis det 
blir siste-liten-endringer, noe som nesten er regelen snarere enn unntaket nar man planlegger moter eller arrangementer, er det viktig at du er trygg pa at leverandoren du har valgt vil sorge for at alt gar sa smidig som mulig. Og helst med minimal involvering fra deg som kunde.
Nar du skal innhente tilbud fra leverandorer til et arrangement eller en konferanse, er briefen din aller beste venn - jo tydeligere foresporselen er, desto bedre tilbud. For a gjore det enklere for deg a bygge briefen din, har vi samlet vare topp-5-husk:
- Forsikre deg - og dobbeltsjekk - at du har forstatt hva oppdragsgiveren eller sjefen din er ute etter, og hva som er absolutt viktigst i opplegget nar du skal anskaffe et arrangement. Det kan for eksempel vaere en fleksibel tidsplan, et spesielt maltid eller smidig transport/logistikk. Da kan du spesifisere det nar du henter inn tilbud, slik at du ikke far et tilbud som inneholder deler som ikke tilforer verdi til arrangementet ditt. Det gjor det ogsa enklere for leverandoren a forsta hvordan de best kan imotekomme forventningene dine. Mange leverandorer, spesielt hoteller og konferansesteder, velger ofte a pakke sammen utvalgte deler til mer eller mindre gunstige konferansepakker. Til tross for gode intensjoner betyr dette opplegget at det blir vanskelig a sammenligne tilbud, da ulike leverandorers konferansepakker sjelden inneholder noyaktig de samme delene.
- Tenk gjennom hele flyten nar du lager kravspesifikasjonen din og inkluder alle detaljer; fra kaffepauser, til whiteboards og ekstra flippovertavler i konferanserommene, sa slipper du a gjore "siste-liten-foresporsler" som ofte blir unodvendig dyre, og i verste fall kanskje ikke kan oppfylles av leverandoren.
- Hent inn tilbud fra mer enn en leverandor for priskonkurranse - det kan virkelig lonne seg. Prisene kan variere stort mellom ulike leverandorer avhengig av gjeldende bookingsituasjon.
- Forsikre deg om at du har oversikt over frister fra hver leverandor; hvor lenge tilbudet deres er gyldig og nar du senest ma bestille. Husk ogsa a sjekke nar du senest kan gjore endringer uten kostnad. Etter denne datoen risikerer du a betale for det antallet du opprinnelig meldte inn, uansett hvor mange som faktisk dukker opp.
- Bonustips! Sjekk ut eventlogic.se. Der finner du bade ferdige konferanse- og arrangementskonsepter som du enkelt kan tilpasse etter dine onsker, eller sa bygger du egne forsporsler basert pa din spesifikasjon. Alle tilbudsforsporsler som gar ut til leverandoren ser like ut, noe som gjor det enkelt a sammenligne priser fra ulike leverandorer. Dette forenkler forhandlingen, sa du kan spare bade tid og penger.
