Hjelp, arrangementsbudsjettet strekker ikke til!
Event Logic
Et ubegrenset arrangementsbudsjett er fa forunt, og det er snarere "more for less" som er mantraet for de fleste selskaper i dag. Men fortvil ikke - et redusert arrangementsbudsjett trenger ikke a bety et darligere arrangement. Som i de fleste tilfeller handler det meste om god planlegging, og selvsagt a vaere ute i sa god tid som mulig.
A tenke gjennom arrangementet sitt, fra begynnelse til slutt, og hva som er viktig a oppna, er en god start pa all planlegging. Da har du ogsa mulighet til a sammenligne flere alternativer for hver del av arrangementet, noe som i mange tilfeller kan vaere nokkelen til et gjennomtenkt og prisgunstig arrangement.
Men. Noen ganger blir det travelt og det er ikke tid til a forhandle med leverandorer, sammenligne flere alternativer, eller mulighet til a gi saerlig mye etter pa onsker fra oppdragsgiveren. Og noen ganger forventes du kanskje til og med a vaere tryllekunstner og sy sammen et naermest umulig oppdrag! Hvis det er din situasjon, kommer her noen konkrete tips til hvordan du raskt kan kutte kostnader i arrangementsbudsjettet.
1. Legg konferansen eller arrangementet til et mindre sted. Tenk imidlertid pa at du kanskje ma ta hoyde for eventuell transport i budsjettet. Har du deltakere som ma reise til arrangementet ditt, ma det finnes en flyplass eller togstasjon innen rimelig avstand.
2. Sats pa konferanse pa dagtid og dropp overnatting. En overnatting gir riktignok deltakerne sjansen til a moetes under mer uformelle former pa kvelden, og du kan ofte vaere mer fleksibel med tider for middag eller aktiviteter (noe som i seg selv kan gjore det lettere og billigere a fa til et kostnadseffektivt arrangement), men ellers kan du kutte ordentlig pa budsjettet ved a begrense arrangementet til dagtid.
3. Trenger du overnatting, kan det vaere et alternativ a velge dobbeltrom istedenfor enkeltrom. Noen selskaper har som policy at deltakere ikke skal dele rom, men ellers kan det ofte holde kostnadene nede for storre grupper.
4. Se pa alternative lokaler. I stedet for a leie dyre konferanselokaler finnes det mange andre alternativer som grendehus og klubblokaler som ofte kan leies til en lavere kostnad. For mindre grupper kan man se pa a leie gjestgiveri og pensjonater. Er man ute i tid eller legger arrangementet utenfor hoysesong, kan man ofte fa hele stedet for seg selv til en god pris.
5. Kan du vaere fleksibel med dato, er det ofte enklere a forhandle med konferansehoteller og lignende. Unnga a legge arrangementet i tilknytning til helligdager og skoleferier sa langt det er mulig. Spor f.eks. hotellet om de kan foresla datoer der de kan gi en god pris.
6. Begrens alkoholforbruk. Et alternativ kan vaere a sette en sluttid pa arrangementet, der hver enkelt deltaker selv far ansvaret for hva de konsumerer etter dette tidspunktet (fritid).
Det er viktig a vaere tydelig overfor oppdragsgiveren om forutsetningene. A vaere bevisst pa hvordan et begrenset arrangementsbudsjett pavirker opplegget pa arrangementet vil hjelpe deg a levere et arrangement som lever opp til, og kanskje overgaar, forventningene. Hvis det er polsegrilling pa bakgarden som gjelder, sa vil du imotekomme forventningene sa lenge alle var klar over at det var nettopp polsegrilling som sto pa agendaen. Spesielt hvis du har en gruppe som kanskje er vant til et mer pabkostet arrangement.
Sa finnes det selvsagt en mulighet til a rekke a sammenligne leverandorer, vaere tryllekunstner, og fa til morsomme opplegg - til tross for begrenset tid. Vi kaller losningen Event Logic, og den er helt gratis. Kontakt oss sa hjelper vi deg i gang!
