Fra bra til briljant - proffsplanleggerens beste tips
Event Logic
De fleste kan klare å dra i land et kundeevent eller en konferanse, men hva er hemmeligheten bak en virkelig dyktig eventplanlegger? Her deler vi håndgripelige lærdommer fra noen av bransjens beste eventproffer.
Briljante eventplanleggere...
... lytter til sin oppdragsgiver Det kan virke selvfølgelig, men tåler å gjentas - manglende kommunikasjon og forståelse for hva oppdragsgiveren ønsker er en av de vanligste årsakene til at man ikke blir fornøyd med eventet eller konferansen sin.
For å lykkes er det fremfor alt viktig å lytte til og forstå hva oppdragsgiveren din ønsker. Still heller for mange spørsmål enn for få. Ved også å forstå bakgrunnen kan du levere det lille ekstra som gjør at oppdragsgiveren din opplever at de fikk akkurat det de ville ha.
... beholder roen i stormen Noen ganger glemmer vi eller gjør feil. Ting du aldri kunne forutsett skjer. Slik er hverdagen for oss alle, og ikke minst for eventplanleggere. Noen av de aller vanligste endringene som oppstår, og som er mer regel enn unntak, er endring i antall deltakere og endringer i kjøreplanen.
Endret antall deltakere Flere eller færre deltakere enn planlagt skaper ofte ekstra utfordringer. Diskuter med leverandørene dine på forhånd hvordan dere løser en brå justering i antall. Det kan for eksempel handle om plass til flere gjester på valgt overnatting, eller hvordan dere løser planlagte grupperinger for en aktivitet som kanskje må justeres.
Endret kjøreplan Det kan være så enkelt som at man trenger å bytte plass på to planlagte aktiviteter i kjøreplanen. Tenk gjennom hvilke scenarioer som er mest sannsynlige og forbered alternative planer som du raskt kan sette i verk om nødvendig. Sørg for at alle leverandører også er innforstått med hver plan, slik at de raskt og smidig kan endre retning.
... vet hvordan de skal jobbe så effektivt som mulig! I dag finnes det flere digitale tjenester som forenkler arbeidet for en eventplanlegger, for eksempel deltakerhåndteringsverktøy. Ingen plattform klarer imidlertid å håndtere hele planleggingsprosessen fra start til slutt - bortsett fra Event Logic.
Med Event Logic håndterer du all kommunikasjon og forenkler dessuten hele anskaffelses- og planleggingsprosessen. I tillegg får du oversikt over frister og påminnelser før for eksempel et tilbud er i ferd med å utløpe, og med deltakerhåndteringen har du full kontroll på gjestenes spesielle krav og allergier - informasjon som du enkelt kan dele med dine utvalgte leverandører.
Dette er bare noen av alle de innovative funksjonene som inngår i Event Logic. Opprett en kostnadsfri konto på eventlogic.se i dag, og opplev det selv!
