Eventinvitasjon - Hva du trenger a tenke pa!
Event Logic
Eventinvitasjonen er det aller første, og et av de viktigere, stegene i eventet ditt. Den setter tonen for eventet, og riktig utformet gjør den at deltakerne blir både nysgjerrige og ser frem til at eventet skal finne sted - en forutsetning for at de skal takke ja til invitasjonen din!
Uansett om du skal invitere til en formell konferanse eller et mer avslappet kundeevent, forutsetter det at du er ute i god tid slik at de tiltenkte deltakerne dine får mulighet til å planlegge inn eventet ditt. Hvilken fremtid du trenger å forholde deg til varierer avhengig av type event, målgruppen din og selvfølgelig antall deltakere, men rent generelt går størrelse og kompleksitet hånd i hånd med fremtid.
Før du begynner å skissere eventinvitasjonen din, er det et par punkter som er gode å tenke over:
Kommuniser Som deltaker skal du få en liten forsmak på hva som kommer, uansett om det er et formelt seminar på et konferansesenter, avslappet kick-off med kollegene eller sommerfest for kunder.
Informer Sørg for at eventinvitasjonen din inneholder all nødvendig informasjon på en gang, slik at det blir lett for deltakerne dine å avgjøre om det er et event de har mulighet til å være med på. Har du ikke all informasjon tilgjengelig, kan du begynne med å sende en save-the-date; en "innkalling" der du ber gjestene dine blokkere en dato til du har mer informasjon å dele.
Informasjon du alltid bør inkludere:
- Dag
- Tid
- Sted
- Mat
- Hvem som er avsender
- Sluttid
Ytterligere informasjon
For mer komplekse eventer kan du trenge å dele mer spesifikk informasjon med gjestene dine, for eksempel kleskode, overnatting, transport osv. Et godt tips er å samle all øvrig informasjon i en egen e-post eller et dokument som du kan sende ut litt nærmere eventet, fremfor å prøve å pakke inn alt i invitasjonen. Informer heller om at ytterligere informasjon følger innen kort. Da kan du også sørge for at bare de som har mulighet til å komme på eventet får den detaljerte informasjonen de trenger.
Svar ubes (RSVP) Vær tydelig med når du senest trenger å vite om gjestene dine har mulighet til å delta eller ikke. Legg på litt ekstra tidsmargin slik at du rekker å melde fra til leverandørene dine i tide. Mange legger på ekstra avgifter ved sene endringer eller avbestillinger, så vær tydelig med hvilke datoer som gjelder, så unngår du unødvendige kostnader.
Vi vil også tipse om verktøyet vårt Event Logic. Der kan du enkelt lage invitasjoner til eventet ditt, invitere, se hvem som kommer til å delta og om de kanskje har noe spesielt ønske. Selvfølgelig kan du også planlegge hele eventet ditt fra start til slutt. Test selv! Det er helt kostnadsfritt.
