Event Logic tipser – Ting å tenke på før du planlegger neste arrangement
Event Logic
Jobber du med å planlegge og arrangere eventer, vet du at det er ekstremt naivt å tro at alt skal gå etter planen. Tvert imot er det raskt skiftende og krever at man er rask i både tanke og handling. Vi vet at alt handler om å gjøre en god og grundig jobb fra starten, og har derfor listet opp noen punkter dere kan ta utgangspunkt i når dere skal begynne å planlegge neste arrangement.
Prioriter fra start Når du starter planleggingen, anbefaler vi deg å begynne i riktig ende – ikke begynn å pirke med en meny, konkurranser eller bordplassering, men sørg for at de store brikkene er på plass. Alt annet vil du på en eller annen måte kunne løse med litt kreativitet. Sørg også for å ha et budsjett fastsatt og lag en foreløpig plan for å skape et realistisk målbilde.
Sikre mål Formuler hvorfor dere planlegger å ha et arrangement og hva dere ønsker å få ut av det. Du sikrer på den måten at du planlegger arrangementet ut fra formål og mål. Ved å alltid ha dette i bakhodet kan du lettere konkretisere visjonen for arrangementet – ellers kan det bli spredt da det finnes uendelige muligheter når man skal planlegge et arrangement.
Risikoanalyse – Din beste forsikring for et vellykket arrangement Kanskje og forhåpentligvis får du ikke bruk for den, men det er litt som en forsikring – skulle noe gå galt, er du uendelig takknemlig for at du gjorde jobben. Gå gjennom kjøreplanen time for time og skriv ned løsninger etter hvert som mulige hindringer dukker opp. Et tips er også å alltid ha med en rekke ting du kan komme til å trenge om noe går i stykker, for eksempel tape, saks eller limpistol.
Planlegg arbeidet deres En vanlig fallgruve når man skal planlegge et arrangement er å ikke ha en tydelig strategi for hvordan man skal jobbe, kommunisere eller fordele oppgaver. En god idé kan være å se over hvilke digitale hjelpemidler som finnes på markedet, slik som planleggingsverktøy der dere kan samle all informasjon og kommunikasjon om arrangementet på ett og samme sted. Det er ellers ikke uvanlig at man til slutt sitter med et titalls ulike gjøremålslister og enten gjør dobbelt arbeid eller overser noe fordi det sviktet i kommunikasjonen. Event Logic er et gratis verktøy for å anskaffe, planlegge og administrere arrangementer. Opprett en konto på eventlogic.se
Skap rom I bunn og grunn handler alt dette om å jobbe effektivt for å frigjøre så mye tid som mulig for å levere det lille ekstra. Når alt er under kontroll, vil du før arrangementet kunne bruke tid og kreativitet på ytterligere overraskelser for å skape et minneverdig arrangement – og stress har beviselig ingen god innvirkning på kreativitet.
Lykke til!
