Udbud af events - Smart og effektivt!

En af de vigtigste dele, nar du skal udbyde et event, en konference eller et mode, er at finde et godt udvalg af leverandorer at kontakte. Ud over at kunne tilbyde det, du ettersporger, hvad enten det er en aktivitet, middag eller overnatning, skal leverandoren ogsa kunne tilbyde en pris, der svarer til dine forventninger. Ofte er det netop prisen, der bliver den afgorende faktor, nar du skal udbyde et event.

At fole tillid til sin leverandor er ogsa en noelefaktor. Hvis der bliver sidste-ojeblik-aendringer, hvilket naesten er reglen snarere end undtagelsen, nar man planlaegger moder eller events, er det vigtigt, at du er tryg ved, at den leverandor, du har valgt, vil sorge for, at alt forloeber sa glat som muligt. Og helst med minimal involvering fra dig som kunde.

Nar du skal indhente tilbud fra leverandorer til et event eller en konference, er din brief din allerbedste ven - jo tydeligere foresprorgsel, desto bedre tilbud. For at gore det nemmere for dig at bygge din brief har vi samlet vores top-5-husk:

1. Sikre dig - og dobbelttjek - at du har forstaet, hvad din opdragsgiver eller chef er ude efter, og hvad der er absolut vigtigst i oplaegget, nar du skal udbyde et event. Det kan f.eks. vaere en fleksibel tidsplan, et saerligt maltid eller smidig transport/logistik. Sa kan du specificere det, nar du indhenter tilbud, sa du ikke far et tilbud, der indeholder dele, som ikke tilfoejer vaerdi til dit event. Det goer det ogsa nemmere for din leverandor at forsta, hvordan de bedst kan leve op til dine forventninger. Mange leverandorer, isaer hoteller og konferencesteder, vaelger ofte at pakke udvalgte dele sammen til mere eller mindre fordelagtige konferencepakker. Trods gode intentioner betyder dette oplag dog, at det bliver svaert at sammenligne tilbud, da leverandorernes forskellige konferencepakker sjaeldent indeholder praecis de samme dele.
2. Taenk hele flowet igennem, nar du laver din kravspecifikation, og inkluder alle detaljer; fra kaffepauser, til whiteboards og ekstra flipovertavler i konferencelokalerne, sa undgar du at lave "sidste-ojeblik-foresproorgsler", der ofte bliver unodvendigt dyre og i vaerste fald maske ikke kan opfyldes af leverandoren.
3. Indhent tilbud fra mere end en leverandor for priskonkurrence - det kan virkelig betale sig. Priserne kan variere meget mellem forskellige leverandorer afhaengigt af den aktuelle bookingsituation.
4. Sikre dig, at du har styr pa deadlines fra hver leverandor; hvor laenge deres tilbud er gyldigt, og hvornaar du senest skal booke. Husk ogsa at tjekke, hvornaar du senest kan foretage aendringer uden omkostninger. Efter denne dato risikerer du at betale for det antal, du oprindeligt tilmeldte, uanset hvor mange der faktisk dukker op.
5. Bonustip! Tjek eventlogic.se. Der finder du bade faerdige konference- og eventkoncepter, som du nemt kan tilpasse efter dine oensker, eller du bygger dine egne foresproorgsler ud fra din specifikation. Alle tilbudsforesproorgsler, der sendes til leverandoren, ser ens ud, hvilket goer det nemt at sammenligne priser fra forskellige leverandorer. Det forenkler forhandlingen, sa du kan spare bade tid og penge.