Tid til at fikse sommerfest?

Tillykke - at fikse en sommerfest for kollegerne er et sjovt projekt, der med al sikkerhed vil blive bade vellykket og vaerdsat. Men som med alle projekter vil forskellen mellem et godt og et fantastisk resultat afhaenge af, hvor godt du planlaegger og organiserer dit arbejde.

Vi anbefaler, at du forst og fremmest overvejer, hvad malsaetningen med dit event er. For en sommerfest kan malsaetningen maske ikke males i ROI (return on investment) pa samme made som med et kundeevent, men der er andre blodere vaerdier eller mal, som kan vaere gode at stemme af med din opdragsgiver; f.eks. virksomhedens ledelse eller HR-afdelingen. Det kan vaere en god og sjov afslutning inden ferien, en belonning for en ekstraordinaer indsats, eller simpelthen en enklere middag for at samle teamet.

Nar du ved, hvad malsaetningen er med din sommerfest, er det tid til at komme i gang med planlaegningen! En god made at taenke pa er at se dit event som et puslespil. Ga ud fra et blankt ark og fyld det med brikker - en brik for stedet, hvor eventet skal finde sted, en brik for mad og drikke, en brik for aktivitet, en brik for transport osv.

Nar du har lagt dit puslespil, er det tid til at prioritere - hvilken brik er vigtigst for, at hele puslespillet gar op?

Vi anbefaler, at du starter med sted/lokale og selvfolgelig saetter en dato. Inden du begynder at ringe rundt til leverandorer, skal du sorge for at have svar pa folgende:

• DATO: Sorg for at have mindst tre forskellige datoer - og gerne forskellige ugedage - at sammenligne; prisen kan variere betydeligt afhaengigt af ugedag og tidspunkt. Jo mere fleksibilitet du har, desto lettere vil det vaere at finde en losning hurtigt.
• TID: Attraktive tidspunkter, f.eks. frokost kl. 12 eller middag kl. 18 eller 19, plejer hurtigt at blive fuldt booket. Kunne du taenke dig at finde et alternativt tidspunkt - en senere frokost eller tidligere middag, f.eks.?
• BUDGET: Sorg for at have dit maksimumbudget fastlagt, men ogsa den maksimale omkostning per person. Afhaengigt af hvilken leverandor du vaelger, kan omkostningen for hver brik i dit event justeres. Lav et overslag over, hvad hver del maksimalt ma koste.
• LOGISTIK/TRANSPORT: Hvor langt kan du forestille dig, at deltagerne skal transporteres? Taet pa arbejdspladsen eller laengere vaek? Skal du arrangere transport, eller vil deltagerne kore i egen bil? Er der parkeringsmuligheder? Mulighed for deltagere at na offentlig transport - sidste tog/bus/metro hjem osv.

Hvis der er brug for transport til og fra din sommerfest, skal du inkludere det i dit budget. Her kan du finde tips om, hvordan du gor transporten til noget unikt under jeres sommerfest.

Sa snart du har lagt dit puslespil, er det pa hoje tid at informere dine kolleger om, hvilken dag festen vil finde sted, sa de blokerer deres kalendere. Har du ikke alle detaljer pa plads, er det nok at sende en save-the-date og supplere med mere information, nar du har mere at dele. Held og lykke!

PS. Hvis du synes, det virker en smule overvaldende ikke kun at planlaegge dit event, men ogsa holde styr pa alle deadlines, kommunikere aendringer til bade deltagere og leverandorer (vi ved, hvordan det er - nogen glemmer at naevne, at de ikke taler nodder, at de bliver darlige af farven gul, eller at de forst kommer til hovedretten), informere din chef om, at budgettet ser ud til at lobe loesk, og alt det der, sa ville vi bare tipse om et planlaegningsvaerktoj, vi har udviklet, som ganske enkelt hjaelper dig med at holde styr pa absolut alt.

Farvel Excel-ark og farvel sovnlose naetter. Laes mere om, hvordan du kan lette din naeste konference, kickoff eller sommerfest med planlaegningsvaerktojet Event Logic eller send os en e-mail, sa sorger vi for at fa dig i gang. Det er helt gratis.

Med venlig hilsen, Event Logic