Medicinalvirksomhedens værdifulde hybridlæringer

De havde planlagt deres store begivenhed i cirka 15 måneder. Lokaler var booket, talere inviteret, og "Dagen D" nærmede sig med hastige skridt. Og lige da følelsen af at have styr på det hele begyndte at indfinde sig, slog den efterhånden berygtede "anden bølge" til med fuld kraft.

Mødet var af meget stor betydning for virksomheden, og selvom mulighederne for at gennemføre på den valgte dato så nærmest umulige ud i en periode, lokkede tanken om at aflyse ikke. I stedet ændrede man hurtigt kurs og sigtede efter et i vid udstrækning digitalt arrangement, hvilket til sidst — i samarbejde med os hos Event Logic — var præcis det, der blev gennemført. Nedenfor deler kunden sine refleksioner over og erfaringer fra sammenkomsten, der fandt sted for cirka to måneder siden:

"Det, der skulle have været et fysisk møde, blev en overvejende digital historie. Så i stedet for mad og mundbind blev det fuldt fokus på kabler, skærme og wifi-forbindelse. Vi besluttede os tidligt for at gøre vores yderste for at binde alle trådene sammen og gøre dette store møde til en succes i digitalt format. Af størst betydning er naturligvis den værdi, vi leverer til vores kunder," siger en repræsentant for medicinalvirksomheden.

Fortæl kort om mødet:

"Vi havde i alt syv talere, der sendte fra tre forskellige steder. Uden større problemer kunne vi nå cirka 120 personer med den information, vores talere havde at dele. Faktum er, at vi nåede betydeligt flere på den måde, mødet blev afholdt, end vi ville have gjort, hvis det var blevet som vi først havde tænkt."

Hvordan ser I på Event Logics rolle i denne sammenhæng?

"Meget positivt! Hvis der er noget, der har kendetegnet dette event, er det foranderlighed. Vi har været nødt til at være ekstremt fleksible, og muligheden for hurtigt og smidigt at opdatere og ændre alt, vi har haft brug for at justere undervejs, har været meget værdifuld. Desuden vil jeg understrege, at vi fik rigtig god hjælp — da det var mest stressende, blev al kommunikation med relevante hoteller og lignende håndteret via Event Logics platform med hjælp fra Event Logic, og vi kunne stole på, at alt, vi havde brug for at vide, altid var tilgængeligt. Endelig var samlingsfaktureringen en meget positiv oplevelse. Det gør det naturligvis lettere for os at modtage én, frem for flere fakturaer efter et arrangement som dette. At det blev muliggjort med Event Logics hjælp, er vi meget tilfredse med."

Set i bakspejlet: hvad er jeres vigtigste erfaringer fra mødet?

"Teknikken er naturligvis meget vigtig i en sådan sammenhæng — det er der ingen vej uden om. Denne gang fik vi ekstern hjælp med de tekniske dele. For at få helheden til at fungere er det næsten uundgåeligt at tage en form for hjælp. Men det gælder om at finde de rette aktører at samarbejde med og at tage hjælp med de rigtige ting. Det tager måske et par forsøg, før man finder helt det rette i disse spørgsmål — det må man acceptere. Så snarere end at pege på noget specifikt vil jeg fremhæve, at den erfaring, vi nu har, gør, at vi står bedre rustet til næste gang, alt taget i betragtning. Derudover kan jeg nævne vigtigheden af tydelig rollefordeling, også internt. Det er selvfølgelig et holdarbejde, men nogen skal være yderst ansvarlig og ud fra den rolle delegere opgaver — ellers risikerer det at blive rodet."

Til sidst, hvad har I af tips til andre virksomheder, der planlægger lignende arrangementer?

"Dels det, jeg allerede har nævnt, som at sikre, at nogen virkelig holder taktpinden og bærer hovedansvaret internt. Men også at, ved behov, vælge eksterne samarbejdspartnere med stor omhu. Derudover vil jeg anbefale at investere lidt energi i lokalerne og stederne, hvor udsendelserne finder sted. Spørg jer selv, hvordan det faktisk ser ud for deltagerne. En person, der sidder rank på en stol og taler, bliver — næsten uanset indhold — hurtigere kedelig end nogen, der 'får lidt hjælp' af det omgivende miljø. Allersidst kan vi anbefale alle at have mindst én repræsentant fra egen organisation på hvert sted, hvor der skal sendes. Uanset hvor omhyggelige forberedelser der er gået forud for et møde, er chancen for, at alt går helt perfekt, ret lille. Og hvis et problem opstår, er det sandsynligvis meget lettere at løse, hvis nogen, der har været en del af forberedelserne og er godt bekendt med mødets mål og mening, er til stede."

Her kan du læse mere om forskellige digitale aktiviteter, der kan udbydes via Event Logics platform.

Overvejer I en hybridaktivitet? Klik her, så hjælper vi jer!