Maksimer udbyttet af jeres næste konference
Event Logic
Ved at være struktureret og arbejde efter en tydelig plan vil I kunne maksimere udbyttet af jeres næste konference. Du vil spare tid i planlægningsfasen, men også opnå uventede forbedringer i selve udførelsen og opsummeringen af jeres konference. Vores tip er at planlægge jeres konference ud fra fire fokusområder – læs mere om dem nedenfor.
Det praktiske Tjek alt praktisk af, inden du begynder, såsom lokale, mad og overnatning. Et miljøskifte anbefales, da det bevisligt fremmer den kreative hjerne. At sørge for, at der er kuglepenne, adgang til opladning af computere, og at al teknik fungerer uden problemer, er et must. En konference har typisk til formål at tage en række fokusspørgsmål op, og man sørger for at afsætte tid til udelukkende at hellige sig dette. Samme prioriteringsorden bør du have i selve planlægningen. Havde formålet været at arrangere en kick-off eller lignende, ville prioriteringsordenen sandsynligvis have været anderledes, men i dette tilfælde ligger hovedfokus ikke udelukkende på oplevelser og underholdning.
Mål med konferencen Sæt et antal mål op for konferencen og ordne dem efter prioritering. Vælg med omhu og sørg for ikke at fylde tiden med at krydse af, hvad der ligger nærmest på agendaen, men prøv i stedet at tænke langsigtet. Hvilke emner kan I lige så godt tage på mandagsmødet, og hvilke bør tages op på konferencen?
Prøv at vurdere, hvor realistisk det er, at I kan komme til bunds i sagen på stedet, og hvilken information eller andet I vil have brug for adgang til for at få validitet i jeres teorier og idéer. Sørg også for, at alle deltagere har alt materiale, de har brug for, for at være godt forberedt til jeres konference. Opret workshops og vær kreativ med, hvordan I vil bryde gamle tankemønstre, og sørg for at have en agenda over dagene klar. Det sikrer, at I ikke risikerer at grave jer ned i noget unødvendigt længe og skaber en følelse af hastværk.
Præsenter og implementer resultater Vær struktureret fra starten og tænk over, hvordan du ville præsentere resultatet af konferencen for en ekstern person. På den måde får du et billede af, hvilke data eller informationer du har brug for at indsamle, eller hvilke spørgsmål du har brug for at få svar på for at kunne konkretisere resultatet af konferencen. Der findes i dag mange digitale løsninger til at maksimere og effektivisere dette.
Motiver og inspirer En konference har ofte til formål at motivere og inspirere en gruppe mennesker til med fuld kraft at arbejde mod det samme mål. Sørg for ikke at være grisk og kun se på, hvilke spørgsmål du kan få svar på. Sørg for at lægge et langsigtet fundament ved, at dine medarbejdere føler sig motiverede, inspirerede og ikke mindst værdsatte. Du vil få et engageret hold, hvilket er den største succesopskrift, en konference kan have.
Held og lykke! /Event Logic
