Hjaelp, mit eventbudget raekker ikke!
Event Logic
Et ubegraenset eventbudget er fa forundt, og det er snarere "more for less", der er mantraet for de fleste virksomheder i dag. Men fortvivl ikke - et reduceret eventbudget behover ikke at betyde et ringere event. Som i de fleste tilfaelde handler det meste om god planlaegning og selvfolgelig om at vaere ude i sa god tid som muligt.
At taenke sit event igennem, fra start til slut, og hvad der er vigtigt at opna, er en god start pa al planlaegning. Sa har du ogsa mulighed for at sammenligne flere alternativer for hver del af dit event, hvilket i mange tilfaelde kan vaere noglen til et gennemtaenkt og prisvaerdigt event.
Men. Nogle gange bliver det travlt, og der er ikke tid til at forhandle med leverandorer, sammenligne flere alternativer eller mulighed for at rykke saerligt meget pa oensker fra din opdragsgiver. Og nogle gange forventes du maske endda at vaere tryllekunstner og sy et naesten umuligt oplag sammen! Hvis det er din situation, kommer her et par konkrete tips til, hvordan du hurtigt kan skaere i omkostningerne pa dit eventbudget.
1. Hold konferencen eller jeres event i en mindre by. Taenk dog pa, at du maske skal tage hojde for eventuel transport i budgettet. Har du deltagere, der skal rejse til dit event, skal der vaere en lufthavn eller togstation inden for rimelig afstand.
2. Sats pa konference i dagtimerne og drop overnatning. En overnatning giver ganske vist deltagerne mulighed for at modes under mere afslappede former om aftenen, og du kan ofte vaere mere fleksibel med tidspunkter for middag eller aktiviteter (hvilket i sig selv kan gore det lettere og billigere at fa et omkostningseffektivt event), men ellers kan du skaere betydeligt i eventbudgettet ved at begraense dit event til dagtid.
3. Har du brug for overnatning, kan det vaere et alternativ at vaelge dobbeltvaerelser i stedet for enkeltvaerelser. Nogle virksomheder har en politik om, at deltagere ikke skal dele vaerelse, men ellers kan det ofte holde omkostningerne nede for stoerre grupper.
4. Kig pa alternative lokaler. I stedet for at leje dyre konferencelokaler findes der mange andre muligheder sasom forsamlingshuse og klublokaler, der ofte kan lejes til en lavere pris. For mindre grupper kan man kigge pa at leje kroer og pensionater. Er man ude i god tid eller laegger eventet uden for hojsaesonen, kan man ofte fa hele stedet for sig selv til en god pris.
5. Kan du vaere fleksibel med datoer, er det ofte nemmere at forhandle med konferencehoteller og lignende. Undga at laegge dit event i tilknytning til helligdage og skoleferier i det omfang, det er muligt. Sporg f.eks. hotellet, om de kan foresla datoer, hvor de kan give en god pris.
6. Begraens alkoholforbrug. Et alternativ kan vaere at saette et sluttidspunkt for dit event, hvor hver enkelt deltager selv er ansvarlig for, hvad de forbruger efter dette tidspunkt (fritid).
Det er vigtigt at vaere tydelig over for din opdragsgiver om forudsaetningerne. At vaere bevidst om, hvordan et begraenset eventbudget pavirker oplaget pa dit event, vil hjaelpe dig med at levere et event, der lever op til og maske overgaar forventningerne. Hvis det er polsegrillning i gardarden, der er pa dagsordenen, sa vil du indfri forventningerne, sa laenge alle var bevidste om, at det netop var polsegrillning, der stod pa agendaen. Isaer hvis du har en gruppe, der maske er vant til et mere bekostet event.
Sa er der selvfolgelig mulighed for at na at sammenligne leverandorer, vaere tryllekunstner og fa sjove oplag pa plads - trods begraenset tid. Vi kalder losningen Event Logic, og den er helt gratis. Kontakt os sa hjaelper vi dig i gang!
