Fra god til brilliant - proffsplanlaeggerens bedste tips
Event Logic
De fleste kan klare at trække et kundeevent eller en konference i land, men hvad er hemmeligheden bag en virkelig skarp eventplanlægger? Her deler vi håndfaste lærdomme fra nogle af branchens bedste eventprofessionelle.
Brilliante eventplanlæggere...
... lytter til sin opdragsgiver Det kan virke selvfølgeligt, men tåler at blive gentaget - manglende kommunikation og forståelse for, hvad opdragsgiveren ønsker, er en af de mest almindelige årsager til, at man ikke bliver tilfreds med sit event eller sin konference.
For at lykkes er det frem for alt vigtigt at lytte til og forstå, hvad din opdragsgiver vil have. Stil hellere for mange spørgsmål end for få. Ved også at forstå baggrunden kan du levere det lille ekstra, der gør, at din opdragsgiver oplever at have fået præcis det, de ønskede.
... bevarer roen i stormen Nogle gange glemmer vi eller laver fejl. Ting man aldrig kunne have forudset, sker. Sådan er hverdagen for os alle, og ikke mindst for eventplanlæggere. Nogle af de allermest almindelige ændringer, der opstår, og som er mere regel end undtagelse, er ændring i antal deltagere og ændringer i køreplanen.
Ændret antal deltagere Flere eller færre deltagere end planlagt skaber ofte ekstra udfordringer. Diskutér med dine leverandører på forhånd, hvordan I løser en pludselig justering i antal. Det kan f.eks. handle om plads til flere gæster på det valgte overnatningssted, eller hvordan I løser planlagte grupperinger for en aktivitet, der måske skal justeres.
Ændret køreplan Det kan være så simpelt som, at man skal bytte to planlagte aktiviteter i køreplanen. Tænk igennem, hvilke scenarier der er mest sandsynlige, og forbered alternative planer, som du hurtigt kan sætte i værk, hvis det kræves. Sørg for, at alle leverandører også er indforstået med hver plan, så de hurtigt og smidigt kan ændre retning.
... ved, hvordan de skal arbejde så effektivt som muligt! I dag findes der flere digitale tjenester, der letter arbejdet for en eventplanlægger, f.eks. deltagerhåndteringsværktøjer. Ingen platform kan dog håndtere hele planlægningsprocessen fra start til slut - bortset fra Event Logic.
Med Event Logic håndterer du al kommunikation og forenkler desuden hele indkøbs- og planlægningsprocessen. Derudover holder du styr på deadlines og modtager påmindelser, inden f.eks. et tilbud er ved at udløbe, og med deltagerhåndteringen har du fuld kontrol over dine gæsters specielle krav og allergier - information du nemt kan dele med dine udvalgte leverandører.
Dette er blot nogle af alle de innovative funktioner, der er inkluderet i Event Logic. Opret en gratis konto på eventlogic.se i dag, og oplev det selv!
