Eventinvitation - Hvad du skal taenke paa!
Event Logic
Eventinvitationen er det allerførste, og et af de vigtigere, trin i dit event. Den sætter tonen for dit event, og rigtigt udformet gør den, at deltagerne bliver både nysgerrige og glæder sig til, at eventet finder sted - en forudsætning for, at de takker ja til din invitation!
Uanset om du skal invitere til en formel konference eller et mere afslappet kundeevent, forudsætter det, at du er ude i god tid, så dine tilsigtede deltagere får mulighed for at planlægge dit event ind. Hvilken tid i forvejen du skal forholde dig til, varierer afhængigt af typen af event, din målgruppe og selvfølgelig antal deltagere, men generelt set går størrelse og kompleksitet hånd i hånd med planlægningstid.
Før du begynder at skitsere din eventinvitation, er der et par punkter, det er godt at overveje:
Kommunikér Som deltager skal du få en lille forsmag på, hvad der venter, uanset om det er et formelt seminar på et konferencecenter, en afslappet kick-off med kollegerne eller sommerfest for kunder.
Informér Sørg for, at din eventinvitation indeholder al nødvendig information på én gang, så det bliver nemt for dine deltagere at afgøre, om det er et event, de har mulighed for at deltage i. Har du ikke al information tilgængelig, kan du begynde med at sende en save-the-date - en "indkaldelse" hvor du beder dine gæster blokere en dato, indtil du har mere information at dele.
Information der altid bør inkluderes:
- Dato
- Tidspunkt
- Sted
- Mad
- Hvem der er afsender
- Sluttidspunkt
Yderligere information
For mere komplekse events kan du have behov for at give dine gæster mere specifik information, f.eks. dresscode, overnatning, transport osv. Et godt tip er at samle al øvrig information i en separat e-mail eller et dokument, som du kan sende ud lidt tættere på eventet, fremfor at forsøge at pakke alt ind i din invitation. Informér i stedet om, at yderligere information følger inden for kort tid. Så kan du også sikre, at kun de der har mulighed for at komme til eventet, modtager den detaljerede information, de har brug for.
Svar udbedes (RSVP) Vær tydelig med, hvornår du senest har brug for at vide, om dine gæster har mulighed for at deltage eller ej. Læg lidt ekstra tidsmargin ind, så du når at informere dine leverandører i tide. Mange pålægger ekstra gebyrer ved sene ændringer eller afbestillinger, så vær tydelig med, hvilke datoer der gælder, så undgår du unødvendige omkostninger.
Vi vil også anbefale vores værktøj Event Logic. Der kan du nemt oprette invitationer til dit event, invitere, se hvem der deltager, og om de eventuelt har et særligt ønske. Selvfølgelig kan du også planlægge hele dit event fra start til slut. Prøv selv! Det er helt gratis.
