Event Logic tipser – Ting at tænke på inden du planlægger jeres næste event

Arbejder du med at planlægge og arrangere events, ved du, at det er ekstremt naivt at tro, at alt skal gå efter planen. Tværtimod er det hurtigt skiftende og kræver, at man er hurtig i både tanke og handling. Vi ved, at det hele handler om at gøre et godt og grundigt arbejde fra starten, og har derfor listet nogle punkter, I kan tage udgangspunkt i, når I skal begynde at planlægge jeres næste event.

Prioriter fra start Når du påbegynder din planlægning, anbefaler vi dig at starte i den rigtige ende – begynd ikke at pille med en menu, konkurrencer eller bordplacering, men sørg for, at de store brikker er på plads. Alt andet vil du på den ene eller anden måde kunne løse med lidt kreativitet. Sørg også for at have et budget fastlagt og lav en foreløbig plan for at skabe et realistisk målbillede.

Sikr målene Formuler, hvorfor I planlægger at holde et event, og hvad I vil have ud af det. Du sikrer dermed, at du planlægger jeres event ud fra formål og mål. Ved altid at have dette i tankerne kan du lettere konkretisere visionen for eventet – ellers kan det blive spredt, da der er uendelige muligheder, når man skal planlægge et event.

Risikoanalyse – Din bedste forsikring for et vellykket event Måske og forhåbentlig får du ikke brug for den, men det er lidt som en forsikring – skulle noget gå galt, er du uendeligt taknemmelig for, at du gjorde arbejdet. Gennemgå jeres køreplan time for time og skriv løsninger ned, efterhånden som mulige forhindringer dukker op. Et tip er også altid at have en række ting med, som du kan få brug for, hvis noget går i stykker, for eksempel tape, saks eller limpistol.

Planlæg jeres arbejde En almindelig faldgrube, når man skal planlægge et event, er ikke at have en tydelig strategi for, hvordan man skal arbejde, kommunikere eller fordele opgaver. En god idé kan være at se over, hvilke digitale hjælpemidler der findes på markedet, såsom planlægningsværktøjer, hvor I kan samle al information og kommunikation om eventet på ét og samme sted. Det er ellers ikke usædvanligt, at man til sidst sidder med et titals forskellige to-do-lister og enten laver dobbelt arbejde eller overser noget, fordi det svigtede i kommunikationen. Event Logic er et gratis værktøj til at indkøbe, planlægge og håndtere events. Opret en konto på eventlogic.se

Skab rum I bund og grund handler alt dette om at arbejde effektivt for at frigøre så meget tid som muligt til at levere det lille ekstra. Når alt er under kontrol, vil du inden eventet kunne bruge tid og kreativitet på yderligere overraskelser for at skabe et mindeværdigt event – og stress har bevisligt ingen god indvirkning på kreativitet.

Held og lykke!